Home Time attendance tracking

Improve profit and efficiency with time management

Get the lowdown on managing timesheets – a big deal for running a tight ship in any business. It’s more than just punching in and out.

Mastering the art of handling time and attendance is your ticket to cost control, keeping your crew happy, being compliant and more.

So read on and we will walk you through the ropes of making time and attendance a breeze.

What is T&A or time tracking?

Put simply, Time & Attendance is the tracking of employee’s working hours and breaks. Often done so by clocking in and out.

But there is more to it.

Let your employees self-register their hours so managers only need to review and approve these. T&A then gives your crew an overview of their working hours and shifts. Creating transparency for your team through efficient time sheet management.

Second, time tracking helps you stay compliant with local labour laws. In The Netherlands these regulations are captured in the Working Hours Act. Keeping track (and record) of your employees’ working and break times is mandatory for all EU member states since 2019.

Last, but definitely not least, time tracking reduces hidden labor and labor costs. Both result result from unnecessary labor and paying for hours that aren’t actually worked. Think extended breaks, rounding up of working hours, or double work. In short, T&A can help you to pinpoint time theft, saving your business a lot of money.

The why and the importance of time tracking

Well, first of all: without proper time & attendance tracking it’s difficult to pay out the right salaries. If all your employees for 9-to-5, 5 days a week your task is simple. However, many industries have a crew working in multiple shifts a day, shifts of various durations and split and weekend shifts. With good time sheet management you avoid both over and under paying your employees.

Next, and there it is again: the law. It will differ from country to country, but many countries have legislation with regards to time tracking. This includes keeping records of your employees’ daily, shift, week and monthly working hours and for how long to keep these records.

In The Netherlands for example, the labor inspection can request your records to validate your employees don’t exceed daily and weekly working time limits. Compliant T&A records can help you avoid big fines. And the good news is, there are plenty of tools to help you simplifying your time tracking.

With L1NDA, you have an easy to use time & attendance tracking tool at your finger tips. Using L1NDA for time sheet management enables you to:

Capture working hours through a simple app
Avoid unnecessary overtime
Save money and
have a transparant communication with your employees

Urenregistratie in Excel

Veel ondernemers kiezen ervoor om urenregistratie in Excel te doen vanwege het lage kostenplaatje. Het stelt hen in staat om snel gewerkte uren bij te houden zonder gespecialiseerde software of technische expertise.

De voordelen van urenregistratie in Excel zijn met name de lage instapkosten en de bekendheid met Excel. Dit maakt het handig voor startende ondernemers of wanneer je een relatief stabiel rooster hebt. Wanneer je bedrijf groeit, en dus het aantal medewerkers of wanneer je veel wisselende diensten hebt, heeft Excel zo zijn nadelen. De urenregistratie in Excel wordt dan tijdrovend en foutgevoelig, met vertragingen in salarisadministratie en onnodige loonkosten tot gevolg.

Jouw voordelen van werken met online urenregistratie

Handmatig uren registreren of werken met Excel Sheets hebben een hoge foutgevoeligheid. Daarnaast mis je ook een bepaalde mate van automatisering. Hiermee wordt het uitdagender om gegevens correct te verwerken en te rapporteren. Online urenregistratie met L1NDA zorgt dat je minder tijd kwijt bent door handmatig werk.

Slim werktijden van medewerkers controleren en goedkeuren

Overzichtelijk de productiviteit van je team bijhouden

Foutloos geaccordeerde uren naar je loonadministratie sturen

Grip houden op uren voor meer kostenbesparing

Hoe online urenregistratie je bedrijf helpt

Urenregistratie zorgt voor een efficiënt bedrijf dat blijft groeien. Het kan je bedrijf helpen bij:

1. Minder tijd kwijt aan urenadministratie
Briefjes, post-its, Whatsappjes… Uren bijhouden met de hand kan behoorlijk tijdrovend zijn. Gelukkig kun je die kostbare tijd veel efficiënter benutten door gebruik te maken van geautomatiseerde urenregistratiesystemen. Met zo’n systeem, kun je de tijd die je normaal gesproken kwijt zou zijn aan administratieve taken enorm verminderen. Zo hoef je niet meer eindeloos gegevens bij elkaar te zoeken en in te voeren in spreadsheets of formulieren. De verschuiving van administratieve taken naar kernactiviteiten kan de productiviteit van jou en je team flink verbeteren. Zo focus je meer op zaken die belangrijker zijn en houd je meer tijd over.

2. Het voorkomen van fouten in handmatige urenadministratie
Excel is een spreadsheetprogramma dat niet gemaakt is voor urenregistratie. We hebben de voor- en nadelen eerder al benoemd. Het grootste nadeel is uiteraard de handmatig invoer met grote kans op fouten. Dit leidt tot problemen met de salarisbetaling en voor ontevreden medewerkers. Met het juiste systeem zorg je voor meer structuur, betrek je jouw medewerkers en heb je eenvoudig nauwkeurige gegevens. De kans op fouten is drastisch kleiner en medewerkers worden op tijd betaald met een kloppend salaris.

3. Meer inzicht en sturing voor beter financieel beheer
Urenregistratie geeft inzicht, bijvoorbeeld of jij geregeld jouw geplande uren overschrijdt. Dit heeft weer impact op jouw budget: wanneer medewerkers regelmatig meer uren werken dan gepland, stijgen de loonkosten. Door deze inzichten te gebruiken, kun je budgetoverschrijdingen in kaart brengen en maatregelen nemen om de kosten in toom te houden. Denk hier aan het aanpassen van de planning of het inzetten van meer, minder of andere medewerkers. Dit draagt bij aan een efficiëntere bedrijfsvoering en een beter financieel resultaat.

De functies van urenregistratiesysteem

Een gebruiksvriendelijk urenregistratiesysteem is belangrijk om precies en efficiënt te werken. Een goed urenregistratiesysteem:

1. Gewerkte uren
Maakt het invoeren van uren makkelijk. Medewerkers kunnen eenvoudig hun werktijden en pauzes bijhouden, de manager of planner snel accorderen. Zo zorgt het voor een snelle en correcte verloning.

2. Toeslagen
Berekent automatisch toeslagen van overuren, onregelmatige uren, feestdagen en andere speciale situaties.

3. Inzicht in vakantiedagen en plus en minuren
Geeft helder inzicht in je opgebouwde vakantie- en plus- en minuren voor verlofaanvragen en een gezonde balans tussen werk en vrije tijd.

4. Inzicht improductieve uren
Geeft inzicht in de verhouding tussen productieve en niet-productieve uren in je totale arbeidstijd en helpt jou je personeelsplanning te optimaliseren.

5. Urenregistratie rapportages
Geeft inzicht in geplande en daadwerkelijk gewerkte uren. Zo maak jij tactische bedrijfsbeslissingen om onnodige kosten zoveel mogelijk uit de weg te gaan.

Interessant voor jou

Het kiezen van urenregistratie software

Neemt je huidige manier om gewerkte uren te registreren, controleren en goed te keuren veel tijd in beslag? Overweeg om je urenregistratie efficiënter te maken met een digitale tool. Neem hierin de onderstaande overwegingen en tips in gedachten voor het maken van keuzes.

1. Breng je behoeften en doelen in kaart voor urenregistratie. Wil je meer tijdsbesparing, minder fouten maken of betere maatregelen nemen om wetgeving en regels te volgen?

2. Betrek je team in het proces. Leg uit waarom je overstapt en hoe dit invloed op medewerkers heeft. Gebruik hun input om het juiste systeem te kiezen

3. Onderzoek en vergelijk. Vergelijk functies, prijzen, gebruiksvriendelijkheid en reviews van systemen voor de beste keuze.

4. Vraag demo’s en proefperiodes aan. Zo kun je eenvoudig zelf ervaren hoe een systeem werkt en of het aansluit bij je behoeften en doelen

5. Let op de implementatie en integratie. Check of dat je jouw gegevens makkelijk kunt overzetten naar een nieuw systeem. Je wilt namelijk niet te maken krijgen met processen die uiteindelijk meer tijd in beslag nemen.

6. Check de beveiliging en privacy. Zorg dat het systeem voldoet aan privacy- en beveiligingsstandaarden.

7. Schaalbaarheid. Verwacht je als bedrijf meer groei? Kies een systeem dat meegroeit.

Met deze stappen zorg je ervoor dat je een urenregistratiesysteem kiest die aansluit bij je bedrijfsdoelen. Eenmaal wanneer je een systeem hebt geïmplementeerd is het altijd handig om feedback bij je medewerkers te vragen. Hiermee zorg je dat het systeem blijft voldoen aan de behoeftes van de managers, planners en medewerkers.

Koppel je urenregistratie met andere systemen

Herken je de uitdagingen van handmatige urenregistratie, foutieve loonberekeningen en tijdverspilling aan administratieve rompslomp? Voor ondernemers die worstelen met urenregistratie, is het koppelen van urenregistratie aan klok- en loonadministratie systemen van cruciaal belang.

Het koppelen van systemen brengt bedrijfsprocessen samen, wat minder (handmatige) fouten en meer inzicht en tijd oplevert. Dit inzicht stelt je in staat om efficiëntere roosters te maken, overuren te beheren en de kosten goed in de gaten te houden. Bovendien kun je met een gekoppeld systeem makkelijk voldoen aan wettelijke (arbeids)voorschriften.

Je ambitie om een goed geoliede onderneming te runnen, waarbij zowel personeel als administratie soepel verlopen, kan werkelijkheid worden door de kracht van koppeling tussen urenregistratie, klok en loonadministratie systemen te benutten. Hiermee werk je aan een gestroomlijnde bedrijfsvoering, tevreden medewerkers en een gezonde financiële basis.

Uitgelicht: EasySecure vertelt

Efficiëntie in personeelsplanning begint bij tijdregistratie verbeteren

PARTNERBLOG

EasySecure legt uit hoe je een waterdichte salarisadministratie krijgt met slimme tijdregistratie en personeelsplanning.

Lees de blog

young african american woman isolated yellow background holding catching rising arrow pointing up

Hoe L1NDA je urenregistratiesysteem optimaliseert

Eenvoudig uren registreren via de personeelsplannings app van L1NDA

Medewerkers geven hun gewerkte uren door via de personeelsplannings app, zodat jij deze eenvoudig kan controleren en goedkeuren.

Koppel je klok- en of kassasysteem met L1NDA voor eenvoudige urenregistratie.

Handmatige urenregistratie wordt verleden tijd. Zet gewerkte uren makkelijk over vanuit andere systemen.

In één klik uren controleren en accorderen

Vergelijk geplande en gewerkte uren met elkaar en keur gewerkte uren met een paar klikken goed.

Eenvoudig verlonen via de koppeling met jouw loonadministratie systeem

Maak salarisverwerking efficiënter, zet geaccordeerde uren met één klik door naar je loonadministratie.

Nieuwe inzichten voor extra groei

Gebruik rapportages voor het aantal gewerkte uren, pauzes, verlof en overige uren.

Wat klanten over L1NDA zeggen

Goohoo Webwinkels registreert uren op een slimme manier met L1NDA

“Met L1NDA kunnen wij onze werknemers gemak bieden. Waarmee wij zelf gemak ervoor terug krijgen! De urenregistratie en overige administratie is met een paar klikken terug te vinden. Kortom urenregistratie vergt bijna geen moeite met L1NDA.”

Bart Cornel, Manager Goohoo Webwinkels

Veelgestelde vragen over werkroosters

Wat is urenregistratie en waarom is het belangrijk?

Urenregistratie is simpelweg het bijhouden van de tijd die besteed wordt aan werk. Het is belangrijk, omdat het je helpt dagen beter te plannen, te meten hoe productief medewerkers zijn en ervoor zorgen dat zij het juiste loon krijgen. Of je nu een medewerker bent die zijn gewerkte uren wil controleren of een manager die wil weten hoeveel tijd een taak in beslag neemt, urenregistratie is de sleutel tot efficiëntie en eerlijke beloning.

Wat zijn de uitdagingen van urenregistratie?

De uitdagingen van urenregistratie omvatten het rechtzetten van fouten, het gedoe van handmatige processen en het verlangen naar meer precisie. Soms kan het lastig zijn om je exact te herinneren hoeveel tijd een medewerker heeft gewerkt en wanneer, en handmatige registratie kan leiden tot slordige fouten die vervelend kunnen zijn om later te corrigeren.

Wat zijn de voordelen van urenregistratie?

Denk aan betere planning, het doorgronden van je kosten, en slimmer gebruik van je tijd en middelen als voordelen. Door uren te registreren, kun je taken beter organiseren, inzicht krijgen in waar je tijd naartoe gaat en ervoor zorgen dat je team het juiste salaris ontvangt voor hun geleverde inspanningen.

Hoe kan een gekoppeld systeem helpen bij urenregistratie?

Een gekoppeld systeem maakt urenregistratie makkelijker, vermindert fouten, en geeft je meteen zicht op belangrijke gegevens. Het betekent dat je niet langer met losse papiertjes of spreadsheets hoeft te worstelen. Al je gegevens worden centraal opgeslagen, gemakkelijk toegankelijk en kunnen zelfs automatisch worden verwerkt.

Hoe draagt urenregistratie bij aan bedrijfsdoelen?

Het houdt je kosten in de hand, verhoogt productiviteit en laat je bedrijfsprocessen soepeler verlopen. Door te weten hoeveel tijd en middelen er worden besteed aan verschillende taken, kun je je bedrijfsstrategie verbeteren, budgetten beter beheren en ervoor zorgen dat je team optimaal wordt ingezet.

Welke rol speelt urenregistratie bij het naleven van wetten en regels?

Urenregistratie zorgt ervoor dat je voldoet aan arbeidswetten, belastingvoorschriften en CAO-afspraken. Het is essentieel om te voldoen aan de wet en regelgeving en ervoor te zorgen dat je medewerkers eerlijk worden behandeld en correct worden gecompenseerd.

Hoe kan ik overstappen naar een geautomatiseerde urenregistratie?

Kies slimme software, geef je team de juiste training, en maak de overgang naar een soepele en geautomatiseerde urenregistratie stap voor stap. Begin met het selecteren van een urenregistratiesysteem dat past bij je behoeften en implementeer het geleidelijk om ervoor te zorgen dat je team er comfortabel mee kan werken. Training en ondersteuning zijn cruciaal voor een soepele overgang.

Hoe helpt L1NDA bij urenregistratie?

L1NDA maakt urenregistratie snel en efficiënt. Met L1NDA kunnen medewerkers moeiteloos hun gewerkte uren registreren, wat fouten minimaliseert en de registratieprocedures vereenvoudigt. Voor managers en eigenaren biedt L1NDA een gebruiksvriendelijke interface om uren snel te controleren en goed te keuren, wat de administratieve rompslomp vermindert.

Bovendien zorgt L1NDA voor nauwkeurige salarisverwerking, wat leidt tot snellere verloning voor medewerkers. Door deze verbeteringen bespaar je tijd en voorkom je onnodige kosten die kunnen ontstaan door fouten of vertragingen in de urenregistratie. Dit draagt bij aan een efficiënte bedrijfsvoering en kostenbeheersing, wat uiteindelijk resulteert in meer winst voor je bedrijf. Kortom, L1NDA maakt urenregistratie niet alleen eenvoudiger, maar helpt ook bij het optimaliseren van je bedrijfsprestaties.

Interessant voor jou

Snel starten met effectief urenregistratie? Check hoe L1NDA je kan helpen →

L1NDA op maat met jouw eigen koppelingen? Ontdek de mogelijkheden →

Effectief uren registreren?

Probeer L1NDA 14 dagen gratis uit. Maak je standaard werkroosters en plan personeel eenvoudig in. Koppel L1NDA met andere systemen om personeelsinzet makkelijk te maken.

Vraag een gratis trial aan!