L1NDA Privacy Statement

1. Wie zijn we en wat doen we?

L1NDA levert een Software-as-a-Service (SaaS) oplossing waarmee Klanten van L1NDA personeel inplannen en personeelsmanagement uitvoeren (de Software). SaaS betekent dat L1NDA de Software aanbiedt via een online omgeving waarin Klanten werken. Daarnaast biedt L1NDA training, hosting, onderhoudsdiensten en andere ondersteunende diensten (de Ondersteunende Diensten). De Software en Ondersteunende Diensten zijn gezamenlijk onze Diensten.

Voor meer informatie kun je onze Website bezoeken: www.L1NDA.com

2. Persoonsgegevens en Privacy Statement

Wij verwerken Persoonsgegevens. Onder Persoonsgegevens wordt verstaan: alle informatie waarmee een persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd.

In deze Privacyverklaring leggen wij uit wat voor Persoonsgegevens wij verzamelen bij het aanbieden van onze Diensten en Website. Ook leggen wij uit welke rol wij hebben bij de verwerking van jouw Persoonsgegevens, hoe lang wij jouw Persoonsgegevens bewaren en welke rechten je als betrokkene hebt.

3. Onze rol als Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke

Wij verwerken de meeste Persoonsgegevens in de rol van Verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit zijn bijvoorbeeld de Persoonsgegevens van de werknemers van onze klanten. Wij verwerken deze Persoonsgegevens enkel ten behoeve van onze Klanten in het kader van hun personeelsplanning en niet voor onze eigen doeleinden. Hier maken we afspraken over in een verwerkersovereenkomst die we met al onze Klanten sluiten.

Sommige Persoonsgegevens verwerken wij wel voor onze eigen doeleinden. In dat geval handelen wij als Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. In deze Privacyverklaring lees je voor welke Persoonsgegevens wij als Verwerkingsverantwoordelijke handelen.

4. Welke Persoonsgegevens verwerken wij als Verwerkingsverantwoordelijke?

Als Verwerkingsverantwoordelijke, kunnen wij in verschillende situaties jouw Persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld als we onze Diensten leveren of als je contact met ons zoekt.

Als wij onze Diensten leveren aan een Klant, verwerken wij de volgende Persoonsgegevens:

(Persoons)gegevens:

Voor- en achternaam van de contactpersoon van de Klant;
Contactgegevens (zoals e-mailadres en telefoonnummer) van de contactpersoon van de Klant; en
Gegevens die zijn opgenomen in onze overeenkomst met de Klant.

Doel(en):

Wij gebruiken deze gegevens om:

de overeenkomst met de Klant te sluiten;
de afspraken uit de overeenkomst en de Diensten uit te voeren;
contact met de contactpersoon van de Klant te hebben over de uitvoering van onze Diensten; en
op te nemen in onze klantenadministratie.

Rechtsgrondslag:

Wij verwerken deze Persoonsgegevens omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben om de overeenkomst met de Klant aan te gaan en uit te voeren.

Accountgegevens
Inloggegevens voor het L1NDA account: domeinnaam (XYZ.l1nda.nl), gebruikersnaam en wachtwoord.

We gebruiken deze gegevens om:

jou als Klant toegang te geven tot jouw L1NDA account en de L1NDA omgeving.

Wij verwerken deze Persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst met de Klant.

Voor zover een medewerker/contactpersoon inlogt met eigen gegevens, hebben wij een gerechtvaardigd belang om de overeenkomst met de Klant uit te voeren en daarbij de geauthoriseerde personen toegang te verschaffen tot de L1NDA omgeving.

Financiële informatie:

IBAN-nummer, BTW-nummer en andere relevante factuurgegevens.

We gebruiken deze gegevens om:

betalingen uit te voeren;
ons overzicht van betaalde en verschuldigde vergoedingen bij te houden; en
op te nemen in onze (financiële) administratie.

Wij verwerken deze Persoonsgegevens om onze overeenkomst uit te voeren, of omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het bijhouden van onze eigen financiële administratie.

Daarnaast zijn wij wettelijk verplicht om (sommige van) deze gegevens op te nemen in onze administratie en waar nodig te delen met de Belastingdienst.

In het algemeen kunnen wij de volgende Persoonsgegevens verwerken:

(Persoons)gegevens:

Als je contact met ons zoekt:
Naam, contactgegevens (e-mailadres en/of telefoonnummer) en de inhoud van de correspondentie.

Doelen:

We gebruiken deze gegevens om:

jouw vragen te beantwoorden en/of eventuele klachten te behandelen;
je te ondersteunen bij het gebruik van onze Diensten; en
onze Diensten te verbeteren naar aanleiding van vragen en feedback.

Rechtsgrondslag:

Wij verwerken deze Persoonsgegevens omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben, namelijk om contact met je op te nemen, je te helpen op basis van je opmerking of vraag en om onze Diensten te verbeteren naar aanleiding van vragen en feedback die we ontvangen.

Website gebruik:
Informatie over het type apparaat dat je gebruikt en het type browser, sessiegegevens (datum, tijd) en jouw IP-adres.

Voor de gegevens die wij via geplaatste cookies verwerken, verwijzen we je door naar ons Cookiestatement.

We gebruiken deze gegevens om:

onze Website aan te passen aan het door jou gebruikte apparaat;
ervoor te zorgen dat je onze Website op een goede manier kunt gebruiken; en
de gebruiksvriendelijkheid van onze Website te verbeteren.

Wij verwerken deze (Persoons)gegevens, omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben om je een goed functionerende Website aan te bieden en deze te onderhouden.

Nieuwsbrieven

Voor- en achternaam en e-mailadres.

We gebruiken deze gegevens om nieuwsbrieven te sturen over onze (toekomstige) Diensten.

Wij verwerken deze Persoonsgegevens omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben om jou, als Klant, te informeren over onze (toekomstige) Diensten.

Als je (nog) geen Klant bij ons bent, dan versturen we alleen nieuwsbrieven als je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Elke nieuwsbrief bevat een link waarmee je je gemakkelijk kunt afmelden.

Via onze sociale media pagina’s:

Gegevens van bezoekers die een reactie achterlaten of iets posten op onze sociale media-pagina’s, inclusief de Persoonsgegevens in deze reacties en/of posts.

We gebruiken deze gegevens om:

contact op te nemen met de bezoekers als reactie op hun post en/of opmerking via onze social media-pagina’s;
bezoekers te ondersteunen bij het gebruik van onze Diensten; en
onze Diensten te verbeteren naar aanleiding van vragen en feedback.

Onze sociale media-pagina’s worden ook door het sociale media platform zelf beheerd. Raadpleeg de privacyverklaring van het platform zelf om meer informatie te krijgen over de verwerking van jouw persoonsgegevens door het platform.

Instagram: Privacy Policy
LinkedIn: Privacy Policy

5. Verplichte of noodzakelijke informatie
Wanneer je gebruik maakt van onze Diensten, kan het wettelijk of contractueel vereist zijn dat je ons bepaalde Persoonsgegevens verstrekt, zoals jouw contactgegevens en financiële informatie. Wanneer je ons dergelijke informatie niet verstrekt, betekent dit gewoonlijk dat wij je bepaalde Diensten niet kunnen verlenen of (een deel van) onze overeenkomst met jou niet kunnen uitvoeren.

6. Hoe lang bewaren wij jouw Persoonsgegevens?

Wij bewaren Persoonsgegevens zo lang als wij deze nodig hebben voor bovengenoemde doeleinden, tenzij wij wettelijk verplicht zijn de Persoonsgegevens langer te bewaren. Wij hanteren in elk geval de volgende bewaartermijnen:

Klant- en contactgegevens | Deze gegevens worden bewaard zolang je Klant bij ons bent en voor een (1) jaar daarna, tenzij voor bepaalde gegevens een langere (wettelijke) bewaartermijn geldt (zoals vermeld in deze Privacyverklaring).
Accountgegevens | De accountgegevens worden bewaard zolang je Klant bij ons bent en worden na twee (2) jaar na het deactiveren van jouw account verwijderd (tenzij anders vermeld).
Persoonsgegevens in onze (financiële) administratie | Deze gegevens worden zeven (7) jaar bewaard, tenzij wij wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te bewaren.
Persoonlijke gegevens in onze correspondentie | Deze gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om jouw bericht/vraag/klacht te behandelen.

Na het verstrijken van de voornoemde bewaartermijnen kunnen wij bepaalde Persoonsgegevens verwerken en bewaren om te voldoen aan wettelijke bewaarplichten en/of voor onderzoek naar fraude/misbruik of ter onderbouwing van een (rechts)vordering. In dergelijke gevallen zullen wij de Persoonsgegevens afzonderlijk bewaren en deze Persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor de voornoemde doeleinden.

7. Delen wij jouw Persoonsgegevens met anderen?

Verwerkers
Wij maken gebruik van derden die ons ondersteunen bij het verlenen van onze Diensten (Verwerkers). In dit kader verwerken deze Verwerkers Persoonsgegevens namens ons. Zo gebruiken wij bijvoorbeeld Verwerkers voor het hosten van onze e-maildiensten (Google, Mailchimp, Hubspot) het bijhouden van een klantendatabase/CRM (Hubspot) en het hosten van onze server (AWS).

Deze Verwerkers mogen de door ons verzamelde en aan hen verstrekte Persoonsgegevens alleen verwerken in het kader van onze instructies aan hen en in geen geval voor andere doeleinden. Wij sluiten met al deze Verwerkers een verwerkersovereenkomst.

Verwerkingsverantwoordelijken
Wij kunnen jouw Persoonsgegevens in de volgende gevallen ook delen met andere Verwerkingsverantwoordelijken:

Betalingsverwerker: Waar nodig, maken wij gebruik van een betaalprovider (Rabobank) voor het afhandelen van betalingen.
Boekhouder: Wij schakelen een boekhouder (BWK Finance) in voor het bijhouden van onze boekhouding.
Belastingdienst: Indien wij verplicht zijn (een deel van) jouw Persoonsgegevens op te nemen in onze financiële administratie voor de Belastingdienst, zullen wij deze gegevens delen met de Belastingdienst. De Belastingdienst zal deze Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met haar eigen privacybeleid.

Bovenstaande partijen ontvangen enkel de Persoonsgegevens die nodig zijn om hun taken uit te voeren. Afgezien van het bovenstaande zullen wij jouw Persoonsgegevens niet met derden delen, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

8. Export van Persoonsgegevens buiten de Europese Unie

Wij kunnen Persoonsgegevens doorgeven aan partijen buiten de Europese Unie, als een van de bovengenoemde Verwerkers of Verwerkingsverantwoordelijken (of hun (sub-)Verwerkers) is gevestigd buiten de Europese Unie. De Persoonsgegevens zullen alleen worden doorgegeven aan landen en/of partijen die een passend beschermingsniveau bieden in overeenstemming met de Europese normen. Je kunt contact met ons opnemen als je meer informatie of een kopie wilt van de waarborgen die we hierbij treffen (waar nodig).

9. Cookies

Wij gebruiken cookies op de Website. Een cookie is een klein tekstbestand dat wordt opgeslagen op jouw device als je onze Website bezoekt. Dit tekstbestand herkent jou bijvoorbeeld als eerdere bezoeker als je onze Website opnieuw bezoekt.

Voor meer informatie over ons gebruik van cookies kun je onze cookieverklaring raadplegen.

10. Websites van derden

Je kunt reclame of andere (hyper)links op onze Website aantreffen die verwijzen naar websites, producten en diensten van partners, leveranciers, adverteerders, sponsors, licentiegevers of andere derden. Wij hebben geen controle over de inhoud of de links die op deze websites verschijnen en wij zijn niet verantwoordelijk voor het beleid dat gehanteerd wordt door websites waarnaar op onze Website wordt verwezen of die verwijzen naar onze Website. Bovendien kunnen deze websites, producten en diensten, met inbegrip van hun inhoud en links, voortdurend veranderen. Deze websites, producten en diensten kunnen hun eigen privacyverklaringen, gebruikersvoorwaarden en klantenservicebeleid hebben. Het browsen en uitvoeren van acties op elke andere website, inclusief websites waarnaar op onze Website wordt verwezen of die verwijzen naar onze Website, zijn onderworpen aan de voorwaarden en het beleid van die website.

11. Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, dus we raden je aan deze Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. De nieuwe Privacyverklaring zal onmiddellijk van kracht worden na publicatie op onze Website. Indien we Privacyverklaring aanzienlijk wijzigen, zullen we dit op onze Website vermelden samen met de gewijzigde Privacyverklaring.

12. Jouw rechten als betrokkene

Voor het uitoefenen van bovenstaande rechten, vragen of opmerkingen over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, kun je contact opnemen via onderstaande contactgegevens.

Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende gegevensbeschermingsautoriteit als je van mening bent dat we jouw Persoonsgegevens niet verwerken in overeenstemming met de AVG. In Nederland is de toezichthoudende gegevensbeschermingsautoriteit:

De Autoriteit Persoonsgegevens
Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

L1NDA

L1nda B.V.
Westermarkt 2
1016 DK Amsterdam

E: support@l1nda.com / info@l1nda.com
T: 020 752 6690
W: l1nda.com

KvK:57861765