5 stappen voor een strategische planning voor in de horeca en andere branches

Een strategische personeelsplanning voor in de horeca, retail, bakkerij, cultuur, zorg en land- en tuinbouw? Ondernemers die dit doen, hebben vaak een voorsprong op bedrijven en/of instellingen die hieraan geen aandacht besteden. Een strategische personeelsplanning zorg namelijk voor meer omzet met een team dat uit diverse talenten bestaat. ‘Strategisch’ betekent dat je werkt met een goed doordacht plan. Het is dan ook bij een personeelsplanning belangrijk dat je kijkt naar welke medewerkers je in de toekomst nodig hebt. Benieuwd hoe je met jouw horecazaak op allerlei manieren hiervan de vruchten kan plukken? In deze blog geven we jou vijf stappen mee.

Ontdek in deze blog hoe je:

1. Zorgt voor een sterke bedrijfsformule
2. Nog toekomstgerichter binnen je bedrijf en/of organisatie kunt kijken
3. De juiste hoeveelheid medewerkers inschat
4. De juiste mensen op de juiste plek zet
5. Jouw strategische personeelsplanning evalueert voor betere bedrijfsresultaten

Een strategische personeelsplanning begint bij onderzoek

Het opstellen van een strategie begint bij onderzoek en het bepalen van een koers. Zo geldt dit ook voor een personeelsplanning voor bedrijven en/of instellingen. Doe onderzoek, kijk naar de toekomst en baseer hier je team op dat uit vaste en tijdelijke krachten bestaan. Op deze manier krijg je inzicht in je huidige markt, weet je wat de trends zijn en wie de concurrenten zijn. Daarbij is het ook belangrijk dat je kijkt naar je sterke en zwakke punten van je bedrijf. Maar ook waar kansen en bedreigingen liggen voor jouw bedrijf.

1. Zorg voor een bedrijfsformule

Als horecaondernemer heb je natuurlijk een concept uitgewerkt en werk je volgens een bepaalde bedrijfsformule. Je zorgt dat jouw zaak onderscheidend is van andere horecazaken. Dit doe je met unieke producten, een sfeervolle of aparte aankleding en door te werken met het juiste personeel dat past bij jouw concept.

Heb je dit nog niet? Of is het alweer een hele tijd geleden dat je dit hebt gedaan? Ga er dan eens rustig voor zitten en zet jouw bedrijfsformule op papier. Je krijgt dan een goed beeld van de situatie zoals deze nu is en je kunt eventuele veranderingen aanbrengen.

2. Wees toekomstgericht

Je hebt bij stap 1 gekeken naar de situatie zoals deze nu is. Bij stap 2 is het belangrijk om in de toekomst te kijken. Het is essentieel om je daarbij niet alleen te richten op je eigen plannen en bevindingen, maar ook de ontwikkelingen in de branche mee te nemen. Voorbeelden hiervan zijn:

• Trends: Iedere branche ontwikkelt zich. Het is altijd goed om te weten welke ontwikkelingen er zijn – zo blijf jij een grote marktspeler en blijf je inspelen op de behoefte en wensen van klanten;
• Economie: De economie is altijd een onzeker punt. Het kan goed gaan, maar ook snel weer slechter. Als de economie bloeit, kun je er rekening mee houden dat consumenten vaker buiten de deur eten. Als het verslechtert, geldt meestal het omgekeerde;
• Arbeidsmarkt: De arbeidsmarkt hangt samen met de economie. Het kan lastig zijn om goed personeel te vinden als de economie weer aantrekt. Bedenk dus hoe je het het best aan nieuw personeel kunt komen, en hoe je als werkgever aantrekkelijk bent en blijft;
• Events: Als er een event in de buurt van jouw zaak plaatsvindt, kan het zijn dat opeens alle tafels vol zitten en/of je winkel druk wordt bezocht. Het is verstandig om altijd te checken welke evenementen er op de planning staan, zodat je dit tijdig kunt afstemmen op je voorraad en personeelsinzet.

3. Bedenk hoeveel medewerkers je nodig hebt

Nu je met stap 1 en 2 een duidelijk beeld van de toekomst hebt, kun je gaan kijken hoeveel medewerkers je nodig hebt. Dit is een belangrijk punt, aangezien personeelskosten meestal de grootste kostenpost zijn van een bedrijf. Te veel of te weinig personeel, kan een hoop geld kosten. Houd daarbij ook rekening met de verwachte omzet en de personeelskosten.

De meeste zaken zijn seizoensafhankelijk, denk aan de horeca, maar ook bedrijven in de land- en tuinbouw. Dit heeft invloed de bezetting die per jaargetijde veranderd. Daarnaast kan je in een seizoen te maken krijgen met pieken en dalen. Je speelt hierop in met een strategische personeelsplanning. Een slimme horeca planning software kan je hierbij helpen. Zo kan een dergelijke tool van tevoren aangeven wat de weersverwachting is.

4. Zet de juiste mensen op de juiste plek

Jouw personeel bepaalt het succes van een goede werksfeer. Daarom is het belangrijk – net als bedenken hoeveel mensen je nodig hebt (stap 3) – dat medewerkers op de juiste plek staan. Je wilt er zeker van zijn dat in jouw bedrijf de juiste mensen werken met de juiste kennis. Als je bijvoorbeeld een bierproeverij wilt organiseren, heb je een medewerker nodig die de ins en outs kent van verschillende bieren. En deze persoon moet het natuurlijk ook leuk vinden om een proeverij te organiseren.

Is er niemand in jouw zaak die kennis van bier heeft? Dan moet je iemand inhuren of opleiden. Stel hiervoor een functieprofiel op waarin je precies beschrijft waarnaar je op zoek bent. Beschrijf ook meteen hoe jouw zaak in elkaar steekt, wat jouw waarden zijn en wat voor soort persoon daar het best bij past.

5. Evalueer je strategische personeelsplanning

Het evalueren van je personeelsplanning is essentieel voor het behoud van een effectieve personeelsbezetting. Door regelmatig de arbeidsproductiviteit te evalueren, kunt je bepalen waar verbeteringen nodig zijn en kun je jouw personeelsplanning aanpassen om aan de behoeften van je personeel te voldoen. Dit kan helpen om de betrokkenheid en tevredenheid van het personeel te verbeteren, wat bijdraagt aan het succes van het bedrijf.

Neem ook nog deze tips mee

Een strategische personeelsplanning is niet meteen de sleutel tot succes. Er zijn ook andere maatregelen die je dient te nemen. Je kunt het meteen toepassen, maar natuurlijk ook op een later moment. Enkele voorbeelden zijn:

• Personeel in- of uitlenen: Piekmomenten verschillen natuurlijk per bedrijf en/of organisatie. Sommige ondernemers kiezen om personeel uit te lenen, of in te lenen. Een barmedewerker kan bijvoorbeeld een handje helpen in het restaurant van de buren. Je dient je wel aan een aantal regels te houden en het aan de KvK te melden.
• Freelancers: Steeds meer bedrijven maken gebruik van flexibel personeel. Tegenwoordig kun je een werknemer voor een shift aannemen die kennis heeft van alle systemen in jouw zaak. Door te investeren in freelancers kun je altijd bouwen op een sterk team en beter inspelen op pieken en dalen.
• Opleidingen: Ieder jaar studeren er weer veel mensen af van bijvoorbeeld een hotel-, ondernemings en/of land- en tuinbouwschool. Deze jonge medewerkers staan te springen om bij in de praktijk aan de slag te gaan. Investeer daarom in de samenwerking met onderwijsinstellingen, zodat jij gebruik kunt maken van goede stagekrachten en afgestudeerd personeel. Als je samenwerkt met praktijkgerichte opleidingen, kun je deze jonge talenten binden aan jouw zaak.
• Personeelsplanning software: Maak gebruik van slimme platformen die je personeelsplanning makkelijk en overzichtelijk maken. Maak bijvoorbeeld gebruik van software die real-time data laat zien, zodat je bewust bent van je omzet en het inzetten van personeel. Bovendien creëer je makkelijk overzicht, door personeelsplanningen niet handmatig te maken en bij te werken.