3 tips om een personeelsrooster te maken op basis van vraag en capaciteit

Oh jeej, het aantal klanten stijgt! Dit vraagt om medewerkers die klanten en gasten goed verder kunnen helpen. Maar hoe zorg je dat dit goed gebeurt? Een personeelsplanning maken is zoveel méér dan alleen extra medewerkers inplannen, werken met vaste of handmatige roosters. Een personeelsrooster maken is een zorgvuldige taak. Je moet er namelijk voor zorgen dat de vraag, de nodige capaciteit en de behoefte van medewerkers in balans zijn.

Begint de paniek al toe te nemen? Geen zorgen, wij geven vier tips hoe je op een zorgvuldige manier personeelsroosters maakt. We leggen uit wat het belang is van een personeelsrooster en hoe je dit kunt maken.

In deze blog ontdek je:
→ Wat een personeelsrooster is en het belang ervan
→ Waarom het belangrijk is om een personeelsrooster te maken op basis van vraag en capaciteit
→ Tips om een personeelsrooster op basis van vraag en capaciteit te maken

Het personeelsrooster en het belang ervan

Hoe zat dat nou ook alweer, wat is een personeelsrooster en wat is het belang ervan? In de blog hoe een effectief personeelsrooster bijdraagt aan succesvolle bedrijfsvoering lees je dat een personeelsrooster helpt bij het plannen en toewijzen van uren aan medewerkers.

Het belang hiervan is dat je bedrijfsactiviteiten soepel lopen voor je team. Je zorgt dat je de juiste medewerker op de juiste plek zet. Op deze manier kun je de vraag makkelijk aan, met het aantal beschikbare medewerkers in je team.

Waarom is het belangrijk om een personeelsrooster te maken op basis van vraag en capaciteit

Rekening houden met de vraag en capaciteit zorgt ervoor dat je inzicht hebt in de vraagpatronen van je branche. Verder geeft het je de informatie over het aantal medewerkers en uren die je optimaal in kunt zetten om aan de vraag te voldoen.

Door te begrijpen wanneer de vraag hoog of laag is en welke dagen of seizoenen drukker zijn, kan je jouw personeelsrooster effectief aanpassen. Hiermee zorg je ervoor dat je altijd voldoende medewerkers inzet op de juiste momenten. Dit helpt je niet alleen om efficiënt te werken en kosten te besparen, maar zorgt er ook voor dat je klanten tevreden blijven.

3 tips bij het maken van personeelsroosters op basis van vraag en capaciteit

Om inzicht te krijgen in de vraag en capaciteit en hierop in te spelen kun je gebruikmaken van de volgende tips:

1. Maak gebruik van statistieken

Gebruik statistieken zoals historische omzetgegevens, personeelsbezetting en weersverwachtingen. Door deze data in kaart te brengen kan je bepaalde patronen herkennen. Zo begrijp je beter wanneer het druk is in je zaak en wat het koopgedrag van klanten en gasten is. Door weersvoorspellingen in de gaten te houden, kan je ook rekening houden met factoren die de vraag beïnvloeden.

Op basis van deze gegevens kan je het personeelsrooster effectiever opzetten. Je brengt de klantvraag en wat je aan medewerkers nodig hebt in balans. Het resultaat is dat je medewerkers goed in kunt zetten, dat zij beter presteren zonder onnodige druk, werkzaamheden lopen soepel, meer besparing in personeelskosten en bovendien tevreden klanten.

2. Houd rekening met onverwachte roosterwijzigingen

Om hier rekening mee te houden is het belangrijk om je personeelsrooster flexibel te maken. Je houdt hiermee rekening met onverwachte zaken. Het kan gebeuren dat het plotseling druk is in je zaak en je ineens met veel ziekmeldingen te maken krijgt.

Om flexibel te zijn kun je werken met een pool van freelancers of gebruik maken van een roostersoftware waar medewerkers diensten kunnen ruilen. Flexibel zijn betekent ook dat je dit biedt aan medewerkers. Door medewerkers de mogelijkheid te geven om hun beschikbaarheid aan te geven, kunnen ze hun werk, school, vrije tijd en andere activiteiten beter plannen en organiseren.

3. Houd rekening met wettelijke en contractuele vereisten

Niets is vervelender dan te maken te krijgen met conflicten en wettelijke overtredingen en/of boetes. Blijf je wettelijke en contractuele eisen negeren, dan kan dit leiden tot ontevreden medewerkers met reputatieschade als werkgever tot gevolg. Wij geven als richtlijnen mee om:

• Rekening te houden met arbeids- en rusttijden;
• Rekening te houden met minimale rustperiodes;
• Rekening te houden met contractuele afspraken die je met een medewerker hebt gemaakt.

Door deze richtlijnen aan te houden, creëer je een fijne werkomgeving voor je team. Je zorgt voor hun welzijn door werk en privé in balans te houden. Uiteindelijk wil je een fijn team dat ook nog eens tevreden is binnen jouw bedrijf.

Hoe ga ik hier zelf mee aan de slag?

Een personeelsrooster dat zorgvuldig is opgesteld, brengt balans in de verwachte vraag en het aantal beschikbare medewerkers. Het houdt je flexibel, zodat je grip blijft houden op de klantvraag en zonder problemen het piekmoment doorkomt.

Een alles-in-één personeelsplanning platform waar je (tijdelijke) medewerkers kan vinden en beheren helpt je hierbij. Hiermee maak je personeelsroosters die gebaseerd zijn op statistieken. Ook voorkom je hoge personeelskosten en dat je voor nare verrassingen komt te staan.

Ook optimaal plannen op basis van vraag en capaciteit? Ga gelijk aan de slag met L1NDA en profiteer van 14 dagen gratis uitproberen! Wil je meer weten? Neem dan contact op.