Vijf kostenbesparende tips voor bedrijf backoffice

Door je backoffice op orde te hebben kun je als ondernemer vaak veel extra kosten besparen. In dit blog deelt Tjalling Dijkstra, oprichter van Horecalife, zijn tips. Horecalife helpt ondernemers hun backoffice op orde te krijgen door alle huidige contracten in kaart te brengen en te onderzoeken waar ruimte is voor verbetering. Doordat zij collectieve deals hebben met leveranciers en op grote schaal collectief contracten inkopen kunnen zij een scherpe prijs aanbieden aan klanten. Maar als ondernemer kun jij ook zelfstandig aan de slag om kosten te besparen.

1. Ga al je contracten eens na, vooral die al lang lopen

Een horecazaak runnen vergt veel hands-on mentaliteit. De tijd om eens goed in al je backoffice contracten te duiken is daardoor miniem. Daar komt bij dat je interesse als horecaondernemer vaak ergens anders ligt, bij het helpen van gasten bijvoorbeeld. Maar het is wel belangrijk. Neem bijvoorbeeld op maandag of dinsdag, als je zaak dicht is of het rustig is, de tijd om alle contracten rustig te bekijken. Zeker als je al samenwerkingen hebt voor een lange tijd is hier vaak een enorme winst te behalen. Zie je dat andere leveranciers goedkoper zijn dan je huidige? Pak de telefoon en leg dit voor aan je leverancier. Vaak zijn zij bereid om het tarief omlaag te doen. Het kost je 10 minuten en kan je zo een paar honderd euro per jaar schelen.

2. Werk met kleine partijen

Als de energieprijzen zijn gedaald kun je niet van een grote aanbieder als Nuon verwachten dat zij jou bellen om aan te geven dat je teveel betaalt en je je contract beter kunt updaten. Te grote partijen kunnen deze persoonlijke aandacht vaak niet geven. Een kleinere energiemaatschappij kan dit vaak wel. Zij kunnen proactief met een aanbod komen om alvast een aanstaande verlenging in de zomerperiode in te kopen, terwijl je contract eigenlijk pas in de winter verlengd zou kunnen worden. Het is vaak veel voordeliger om energie in te kopen in de zomer dan in de winter. Dit kan je maandelijks een hoop geld schelen.

3. Sluit geen lange contracten meer af

De markt is veranderd. Leveranciers zijn welwillender en dus flexibeler geworden. Je hoeft als ondernemer tegenwoordig geen lange contracten meer af te sluiten op het gebied van backoffice. Sluit een contract maximaal voor 1 of 2 jaar af. Het is nergens voor nodig om je voor vijf jaar aan een bedrijf te binden. Als blijkt dat je tevreden bent, zet je de samenwerking toch wel voort.

4. Schakel een expert in

Werk met een partij samen die je advies kan geven of schakel een externe expert in. Energie is bijvoorbeeld erg lastig. Het is een vraag en aanbod markt. De tarieven kunnen daardoor per dag verschillen. Op sommige momenten kan het heel rendabel zijn om je tarieven voor een jaar of zelfs voor langere tijd vast te leggen.

Daarnaast is payroll voor veel ondernemers ook een lastig onderwerp om een goede keuze in te maken. Het kan lastig zijn om verschillende partijen te vergelijken of inzichtelijk te krijgen wat je nou werkelijk per uur betaalt. Het is een misverstand dat payroll altijd duurder is. Wanneer je personeel op de loonlijst hebt is het verstandig een arbeidsgeschiktheidsverzekering af te sluiten. Dit is vrij prijzig. Payrollbedrijven kopen dit soort verzekeringen. Qua totale kosten hoeft het niet altijd veel te verschillen of je personeel zelf op de loonlijst zet of bij een payrollorganisatie, maar bij payroll wordt je volledig ontzorgd. Laat je hierin goed adviseren.

5. Prijs is niet alles

Dit klinkt wellicht gek aangezien er tips worden gegeven om geld te besparen op je backoffice, maar soms is het niet rendabel om met de goedkoopste aanbieder in zee te gaan. Als je kijkt naar een verzekeraar kun je beter een verzekering afsluiten waarbij je 25 euro per maand meer betaalt maar goed gedekt bent. Met een verzekering van 10 euro goedkoper kun je bijvoorbeeld riskeren dat je bij een ongeluk maar de helft terugkrijgt. Hetzelfde geldt voor afvalverwerking. Het is belangrijker om er zeker van te zijn dat je afval altijd op tijd wordt opgehaald en jij je kunt concentreren op je zaak, en geen boetes van de gemeente riskeert omdat afval er soms te lang ligt.

Leveranciers worden daarnaast steeds bewuster van concurrentie. De prijzen zijn steeds meer naar elkaar getrokken. Baseer de keuze op persoonlijke benadering. Kies voor een partij waarbij je geen nummer bent, maar waar je je serieus genomen voelt en een goed gevoel bij hebt.

Grootste valkuilen

Welk contract je ook ondertekent, kijk uit met contracten die automatisch verlengd kunnen worden. Let daarnaast op het feit dat je niet zomaar alles uit handen geeft. Wanneer een contract is vastgelegd voor de komende vijf jaar, kun je daar vrijwel niet meer om heen. Het is slim om op sommige vlakken een externe partij in te schakelen, maar machtig niet zomaar mensen om voor jou contracten af te sluiten.

Backoffice – Hiermee worden alle zaken en werkzaamheden bedoeld die worden uitgevoerd op de achtergrond, en vaak niet zichtbaar zijn voor gasten. Je kunt hierbij denken aan payroll, afvalverwerking, creditcard en pin, toiletruimte, verzekeringen, energie, water, en accountancy.

Naast backoffice nemen je personeelskosten een groot deel van je omzet in beslag. Download gratis ons kennisdocument met tips om meer inzicht te krijgen in je loonkosten.