Leestijd: 5 min.

Herken jij je hierin? Als planner heb je veel verschillende diensten te vullen, de medewerkers werken op wisselende dagen en piekmomenten wisselen zich af met rustige dagen. Of je nu met een team van vijf of vijftig mensen werkt, de personeelsplanning is hierdoor een uitdagende taak die veel tijd en werk kost. Als planner weet je als geen ander dat het lastig kan zijn om alle ballen (en verwachtingen) hoog te houden. Dus, hoe word jij een planning superster? Met deze 4 tips kom je een heel eind!

1. Ken je team

De eerste en misschien wel belangrijkste stap voor het maken van een succesvolle planning is om de behoeften van je team te begrijpen. Welke medewerker geeft de voorkeur aan vroege diensten? Wie heeft op welke dagen vrij? Wie kan overwerken indien nodig? En niet heel onbelangrijk, wat zijn de beste skills van iedere medewerker? Door de tijd te nemen om je teamleden en hun voorkeuren te leren kennen, kun je een personeelsrooster maken die voor iedereen werkt! Dit zorgt voor een blijer en productiever team.

2. Gebruik een personeelsplanning tool

Er zijn veel planning tools beschikbaar die je kunnen helpen om het planningsproces makkelijker te maken. Overstappen op zo’n tool kan een groot verschil maken in hoeveel tijd en moeite het plannen kost. Zo kun je met personeelsplanning software onder andere gemakkelijk medewerkers hun beschikbaarheid laten opgeven, het rooster maken, wijzigingen doorvoeren en uren registreren. Daarnaast helpt het om menselijke foutjes te voorkomen, die je veel geld en tijd kunnen kosten. Er zijn veel verschillende programma’s beschikbaar, dus zorg ervoor dat je onderzoekt welk personeelsplanning programma het best past bij jouw bedrijf.

3. Wees flexibel & open

De planning is nooit af. Wanneer jij het werkrooster gedeeld hebt met de medewerkers komen er vaak nog wijzigingen. Een zieke medewerker, het is drukker dan verwacht of een levering die een dag later komt.. Hoe beter jouw voorbereiding (lees: een goede personeelsplanning), hoe makkelijker je inspeelt op deze wijzigingen. Wees open naar jouw team, zo vinden jullie samen oplossingen die werkt voor iedereen. Je zal merken dat wanneer je je team meeneemt in dit soort zaken, zij meer bereid zijn om te helpen. Een beetje flexibiliteit is hierbij nodig: wellicht moet je 3-4 shifts wisselen om in te spelen op de veranderingen (en dat klinkt als veel werk), maar dan heb je wél het juiste personeel op het juiste moment staan. En met een goede tool (tip #2) is het echt niet zo veel werk om die diensten te wissel én de urenregistratie op orde te houden 🤯.

4. Maak gebruik van cijfers

Personeel is voor veel ondernemers een hoge kostenpost. Het is daarom van belang dat je inzicht hebt op de verwachte omzet, het juiste personeelsbudget hierbij en daarmee de arbeidsproductiviteit. Door deze belangrijke bedrijfscijfers bij bij de hand te houden tijdens het maken van het werkrooster houdt je grip op je kosten én blijf je goede service verlenen.

Met deze tips maak jij eenvoudig een goede personeelsplanning. Zo bespaar jij tijd en geld. Met de duidelijke communicatie zorg jij voor blije medewerkers. Happy planning! 💗

Zazie