Leestijd: 3 min

Goed inzicht in je personeelskosten is van groot belang. Het is immers één van je grootste kostenposten. Maar hoe verkrijg je goed inzicht en verlaag je je loonkosten door een betere personeelsplanning? Hieronder leggen we het stapsgewijs aan je uit.

1. Breng je personeelskosten in kaart

In de horeca wordt vaak gewerkt met kengetallen. De belangrijkste zijn: 30 procent personeelskosten, 30 procent inkoopkosten, plusminus 12 procent huisvestingskosten, waaronder 8 procent huur. Pas echter op met deze percentages. Belangrijk is om te blijven rekenen, vergelijken en controleren. De uren van de ondernemer zelf zijn bijvoorbeeld niet in dit percentage meegenomen. Zou je deze wel meetellen, dan daalt het resultaat met 10%. Grofweg is een percentage loonkosten lager dan 40 procent eigenlijk niet realistisch, een percentage boven de 60 procent is echter veel te hoog.

Loonkosten bedragen meer dan alleen het brutosalaris van je personeel. We onderscheiden directe loonkosten (brutoloon, sociale lasten, pensioen-, ww-, WIA/WAO-premies, ZVW bijdrage en indirecte loonkosten (bijvoorbeeld reiskosten, kinderopvang en arbeidsongeschiktheid).

Denk ook aan extra kosten zoals kosten voor werkkleding of een dertiende maand. Daarnaast maak je waarschijnlijk ook kosten voor eten en drinken en opleiding en ontwikkeling van je medewerkers. Waarschijnlijk wil je ook nog zorgen voor wat ontspanning op het werk.

Werk je met uitzendkrachten, dan ben je geen loonheffingen verschuldigd. Het uitzendbureau draagt deze voor je af. Als het uitzendbureau dit nalaat, kan de Belastingdienst jou hiervoor aansprakelijk stellen. Je beperkt je aansprakelijkheid door gebruik te maken van een uitzendbureau met een keurmerk van Stichting Normering Arbeid.

2. Gebruik voor een zuiver beeld de omrekenfactor

Wil je een zuiver beeld van je totale personeelskosten? Gebruik dan de omrekenfactor. De totale personeelskosten bereken je met de formule: brutoloon X omrekenfactor.

De omrekenfactor is opgebouwd uit:

  • Bruto uurloon van de medewerker
  • Reserveringen voor vakantiedagen, vakantiegeld, feestdagen en kort verzuim
  • Werkgeverslasten (sociale lasten en pensioen)
  • CAO-verplichtingen
  • Overige kosten (transitievergoeding, Arbo, et cetera)
  • Bureaumarge

De omrekenfactor kan bij elk bedrijf anders zijn. Om te achterhalen wat jouw omrekenfactor is, raden wij je aan deze bij je accountant of boekhouder op te vragen. Hij of zij kan je vertellen welke omrekenfactor jij dient te hanteren.

3. Houd rekening met een stijgende loonsom

De loonsom stijgt elk jaar met enkele procenten, ook al ben je tevreden over je team en is er weinig verloop. Je medewerkers worden ouder en hebben recht op een hoger uurloon. Ook zal het uurloon van je medewerkers stijgen bij goed functioneren.

In zijn algemeenheid stijgen de loonkosten in de horeca al enkele jaren vooral vanwege het tekort aan personeel. Ook deze ontwikkeling dien je in je berekeningen mee te nemen.

Blijf de ontwikkeling van het gemiddelde uurloon (formule: loonsom/aantal gewerkte uren) goed volgen zodat je vooruit kunt plannen en denk goed na over hoe je de omzet gelijktijdig mee kunt laten stijgen. bijvoorbeeld door middel van up-selling of door het introduceren van een nieuwe menukaart.

4. Bereken de loonkosten en omzet per afdeling

Door de loonkosten en omzet per afdeling uit te rekenen, zie je duidelijk hoe de prestaties over je bedrijf zijn verdeeld. Doordat je goed kunt analyseren waar de verschillen zitten, kun je nog gerichter kostenbewust plannen. Bespreek de verschillen ook met je medewerkers en planners.

Een ander voordeel om per afdeling te rekenen, is dat je sneller een positieve of negatieve trend signaleert. Wellicht realiseert de bediening met lagere kosten meer omzet dan de keukenafdeling. Dit inzicht biedt voor afdelingen met relatief hogere kosten een mooie uitdaging om kostenbewuster te plannen.

5. Houd rekening met de vaste loonkosten

Vaste krachten zijn een maandelijks terugkerende vaste kostenpost, of ze nu veel of weinig worden ingeroosterd. Door deze loonkosten als vaste kostenpost mee te tellen, krijg je een eerlijker beeld van de verwachte uitgaven per maand.

6. Vergelijk de loonkosten met de omzet

Zoals al eerder benoemd is het loonkostenpercentage (loonkosten/omzet) een belangrijk kengetal. Je kunt je personeelskosten onder andere verlagen door goedkopere krachten in te zetten, door ze minder uren in te zetten of door je vaste krachten te laten overwerken.

Stuur echter nooit alleen aan op een lager loonkostenpercentage. Je kunt hierdoor ook omzet mislopen, bijvoorbeeld omdat de kwaliteit omlaaggaat, waardoor je andere bedrijfskosten niet meer kunt betalen.

7. Blijf monitoren

Door actief te monitoren leer je een goede balans te vinden tussen de loonkosten en omzet. Dit doe je door maandelijks de loonkosten te vergelijken met de omzet. Heb je een ‘goede’ maand met veel omzet in vergelijking met de maanden ervoor en zijn de loonkosten vrijwel gelijk gebleven? Werd dit veroorzaakt doordat je personeel harder werkte of was er veel meer klandizie?

Probeer verder te kijken. Het kan ook zijn dat je vaste krachten extra uren boven hun normale contracturen werkten. Doordat deze extra kosten pas aan het einde van het jaar zichtbaar worden, kan je resultaat lager uitvallen dan je vooraf had berekend.

Je leert steeds beter inschatten in welke situaties je extra uren op de werkvloer nodig hebt en welke medewerkers je hiervoor het beste kunt inzetten. Het hoofdkantoor van SLA is een goed voorbeeld. Zij werken op deze wijze en hebben daardoor een goed overzicht van al hun vestigingen. Een goede backoffice kan je hierbij helpen!

8. Vul de extra uren op met uurloners

Extra uren kun je beter opvullen met uurloners dan met vaste krachten die al aan hun maximale contracturen zitten. Het kan ook zijn dat je vaste krachten onder hun contracturen hebben gewerkt omdat het niet druk was. In dat geval had je loonkosten kunnen besparen door minder uurloners in te zetten. Het is daarnaast zonde om vaste krachten niet hun volle contracturen te laten werken, aangezien zij recht hebben op uitbetaling van alle contracturen.

9. Gebruik een goede planningtool

Door je omzet te blijven vergelijken met de loonkosten, zorg je ervoor dat de planning aansluit. Je leert je zaak beter begrijpen en krijgt steeds beter inzicht in hoeveel kosten je zult maken voor de verwachte omzet.

Een goede planningtool die je kunt koppelen aan je kassasysteem of salarisadministratie biedt dagelijks up-to-date inzicht in de belangrijkste bedrijfscijfers: van uren en loonkosten tot omzet, percentage loonkosten/omzet en arbeidsproductiviteit. Ruim 3000 horecaondernemers gebruiken L1NDA Planner, een van de meest complete oplossingen voor personeelsplanning en urenregistratie.

Monique