Leestijd: 3 min

Bijna iedere horecazaak begint met een werkrooster in Excel en stapt na verloop van tijd over op een online personeelsplanningstool. Bedrijven met een eenvoudig werkrooster of een ‘Excel kenner’ kunnen een heel eind komen met het spreadsheetprogramma, maar wat als een planning ingewikkelder wordt? Of de Excel kenner jouw zaak verlaat? In dit blog geeft L1NDA zes redenen waarom een personeelsplanning tool onmisbaar is.

1. Overzicht in een personeelsplanningstool

Na verloop van tijd krijg je in Excel te maken met miscommunicatie en gebrek aan overzicht. Als het aantal medewerkers toeneemt, groeit ook het aantal roostertabellen en werkbladen. Als planner zie je dan door de bomen het bos niet meer. Het is steeds moeilijker bij te houden wie, wanneer beschikbaar is. En als iemand een dienst wilt ruilen, wordt het helemaal een uitdaging. Met een online planningssysteem zie je meteen wanneer iemand (on)beschikbaar is en hoeveel uren diegene de afgelopen weken heeft gewerkt. Bovendien kun je gemakkelijk vanuit één tool communiceren naar jouw medewerkers.

2. Urenregistratie en statistieken

Met een personeelsplanningstool worden de geplande uren automatisch aangepast naar de daadwerkelijk gewerkte uren. Vaak kun je jouw kassa- of kloksysteem koppelen aan een planningssysteem, de werktijden worden dan automatisch aangepast. Dit scheelt veel tijd en je hoeft niet alles handmatig door te sturen naar jouw payroll bedrijf. Een planningstool geeft je ook inzicht in statistieken zoals loonkosten, omzet, percentage loonkosten/omzet en arbeidsproductiviteit. Zo zie je in één oogopslag hoe jouw zaak draait.

Download de whitepaper in 6 stappen een optimale personeelsplanning gratis voor meer informatie

3. Inzicht in contracten

Met een personeelsplanningstool heb je op één plek alle personeelsfuncties bij elkaar. Het systeem geeft je een melding wanneer een contract afloopt, wanneer er iemand jarig is of wanneer medewerkers extra loon dienen te krijgen op een feestdag.

4. Service en support

Als een collega een rooster heeft aangemaakt in Excel, loop je het risico dat je medewerkers de spreadsheet niet begrijpen of dat de collega die het rooster heeft aangemaakt de organisatie verlaat. Dan zitten de achterblijvers opgescheept met een Excel bestand waar ze niks van snappen. In een online planningstool zijn alle functies zo ontworpen door programmeurs dat iedereen het begrijpt. Mocht een gebruiker een functie niet snappen, dan kan hij altijd terecht bij de supportafdeling.

5. Omgaan met veel gegevens

Een veelvoorkomend probleem in Excel is dat je een rooster niet meer kunt openen omdat het een te zwaar bestand is, vooral als er veel medewerkers ingepland moeten worden. Een online planningstool is gebouwd om heel veel gegevens te kunnen verwerken zonder dat het vastloopt.

6. Online beschikbaarheid

Je hebt geen online toegang tot een Excel rooster. Een medewerker kan dus onmogelijk online een vrije dag aanvragen. Een online personeelsplanningstool is altijd en overal voor iedereen beschikbaar. Medewerkers kunnen wanneer en waar ze dat willen een dag vrij vragen, hun beschikbaarheid doorgeven of zich ziek melden.

Lees hier meer tips hoe je sneller en slimmer je personeelsplanning kunt inrichten.

Merel Kloots