Leestijd: 2 min.
Blog Het ultieme personeelsrooster

Een goed personeelsrooster heeft grote impact op de productiviteit, medewerkerstevredenheid en natuurlijk jouw klanten. Maar het maken en beheren van personeelsroosters kan een uitdaging zijn. Dit is zeker het geval in sectoren als de retail, horeca en logistiek, waar de vraag snel kan veranderen. Zo zagen de pakketbezorgers afgelopen maand ineens een onverwachte piek doordat consumenten massaal hun vakantiegeld online besteedden en konden niet alle pakketbezorgers direct opschalen. Met meerdere (overlappende) diensten per dag en seizoensgebonden schommelingen, is een goede voorbereiding cruciaal om het ultieme personeelsrooster te maken en te kunnen inspelen op dit soort zaken.

In deze blog ontdek je…

→ Wat is het en waarom een personeelsrooster maken?
→ 3 belangrijke factoren voor het maken van het dienstrooster
→ 8 tips & tricks – zo maak jij het ultieme personeelsrooster
→  Aan de slag – download het 6 stappenplan en maak direct een rooster

Wat is het en waarom is een personeelsrooster belangrijk?

Een personeelsrooster is in de basis een overzicht waarin staat wanneer, wie, welke dienst draait. Ook kan er in het dienstrooster aan worden gegeven of specifieke medewerkers voor bepaalde taken verantwoordelijk zijn.
Daarnaast wordt het personeelsrooster soms ook gebruikt om de beschikbaarheid van de medewerkers op te vragen. 

Maar waarom zou je al die tijd stoppen in een goed personeelsrooster? Nou, er zijn meerdere voordelen.
Allereerst draagt een goed dienstrooster bij aan jouw medewerkers tevredenheid. Door tijdig het rooster bekend te maken, rekening te houden met (on)beschikbaarheid en jouw medewerkers zelf onderling te laten ruilen, voelen jouw medewerkers zich betrokken en verhoog je de retentie.
Daarnaast zorgt een goed rooster ervoor dat je genoeg medewerkers op de vloer hebt om aan de vraag te voldoen. Zeker wanneer de drukte in jouw zaak varieert helpt een goed roosterprogramma om altijd met voldoende (en niet te veel) medewerkers te zijn.

3 belangrijke factoren voor het maken van een dienstrooster

Je kunt uiteraard direct aan de slag gaan en een rooster maken. Maar grote kans dat je dan een en ander vergeet of dubbel werk zult doen. Kijk daarom eerst naar de 3 factoren die van groot belang zijn bij het maken van een personeelsrooster. 

1. Eerst inzichten, dan het rooster maken 

Voordat je een rooster maakt, is het belangrijk om de specifieke behoeften van jouw bedrijf te begrijpen. Denk aan de drukste tijden van de dag of week, de functies die moeten worden ingevuld, en de vaardigheden die nodig zijn voor elke positie. Deze inzichten helpen jou een werkrooster te maken die de efficiëntie en productiviteit maximaliseert en jouw medewerkers tevreden houdt.

2. Communicatie en samenwerking (in een rooster app)

Effectieve communicatie en samenwerking zijn essentieel bij het maken van een personeelsrooster. Zorg ervoor dat je jouw team betrekt bij het proces, verzamel feedback en houd iedereen op de hoogte van wijzigingen of updates. Dit kan natuurlijk via de mail, whatsappjes of Excel, maar dan weet je nooit zeker of iedereen de laatste informatie heeft. Laat staan wanneer je nog werkt met een uitgeprint rooster! Met bijvoorbeeld een online rooster of rooster app zorg jij ervoor dat iedereen op één lijn zit.

3. Faciliteer flexibiliteit met een rooster tool

In de retail en de horeca, maar zeker ook in de logistiek, fulfillment en andere sectoren, kan de behoefte aan personeel snel veranderen. Het is daarom dus belangrijk om flexibiliteit in te bouwen in het rooster. Wees bereid om werkschema’s zo nodig aan te passen en zorg ervoor dat jouw medewerkers zo snel mogelijk op de hoogte zijn van wijzigingen. Heb jij veel wijzigingen in het rooster of wijken de gewerkte uren vaak af van de geroosterde uren dan kan een rooster tool uitkomst bieden. Maar is het rooster volledig statisch en de gewerkte uren altijd 100% zoals ingeroosterd, dan kan een eenvoudig Excel template vaak al uitkomst bieden.

8 Tips & tricks – zo maak jij het ultieme dienstrooster

8 tips die jij direct kunt toepassen om zelf het ultieme werkrooster te maken:

  1. Plan de vaste werkzaamheden in – zo weet je direct of je straks specifieke medewerkers nodig hebt op bepaalde dagen of momenten
  2. Feestdagen of vakanties in de periode die je plant? Schrijf ze direct op in het rooster – vaak weet jij dan al of het die dag drukker zal zijn dan normaal.
  3. Plan de medewerkers met een vast urencontract of vaste diensten eerst in – zo zorg je dat zij voldoende uren krijgen op de juiste momenten.
  4. Wijs de overige diensten toe aan je flexibele schil – houdt rekening met de beschikbaarheid en ervaring van jouw medewerkers.
  5. Heb je dan nog open diensten? Vraag je medewerkers wie er extra kan werken. Heb je dan nog gaten in je rooster? Trek freelancers aan.
  6. Check de verdeling en de verwachte drukte. Zo zorg je dat je overbelasting voorkomt en blijf je binnen budget met jouw personeelskosten.
  7. Publiceer het rooster op zo een manier dat alle medewerkers altijd op de hoogte zijn van hun diensten en de laatste wijzigingen.
  8. Pas aan en stuur tijdig bij – na het publiceren zullen er altijd nog wijzigingen zijn. Voer dit door in het rooster en informeer alle medewerkers op tijd van deze aanpassingen.

Zelf aan de slag met het personeelsrooster?

Kun je niet wachten om ook een perfect personeelsrooster te maken? Download dan hier ons kennisdocument en maak stap voor stap het ultieme rooster.

Veelgestelde vragen personeelsplanning

Wat is personeelsplanning

Personeelsplanning is het maken van een werkschema voor het team, rekening houdend met bedrijfsdoelen, arbeidsbehoeften en vaardigheden, om de juiste mensen op het juiste moment in te zetten.



Wat zijn de voordelen van personeelsplanning?

Personeelsplanning verbetert de arbeidsproductiviteit, zorgt voor lagere arbeidskosten, leidt tot meer tevreden medewerkers, verbetert je klantenservice en zorgt voor groei van je bedrijf.

Zazie