Personeelsplanning in Excel: waar moet ik opletten?

Excel is een fijne tool met vele mogelijkheden: van rapportages en administratie, tot zelfs het maken van een personeelsplanning – het kan allemaal in het spreadsheetprogramma. Veel ondernemers werken daarom in eerste instantie vaak met Excel: het is bekend terrein, heeft veel opties en niet onbelangrijk, het is niet duur. In deze blog nemen we je mee hoe je Excel kan inzetten voor jouw onderneming. En om jou het nog makkelijker te maken, hebben we een gratis Excel template die je kan gebruiken.

1. Hoe wil ik dat mijn medewerkers hun beschikbaarheid opgeven?

Alleen al het opvragen van beschikbaarheid is voor veel ondernemers een dagtaak. In Excel kun je dit helaas niet automatisch opvragen, en is de (on)beschikbaarheid van je personeel dus niet zomaar inzichtelijk. Je zal dus je medewerkers moeten appen, bellen of mailen. Vervolgens moet je dit weer verwerken in een ander systeem, in dit geval Excel. Het is daarom belangrijk dat je communiceert naar je medewerkers wat je wanneer van ze verwacht. Vertel onder andere op welke dag van de maand ze hun beschikbaarheid moeten opgeven, en hoeveel dagen ze zichzelf als onbeschikbaar mogen zetten. 

2. Hoe publiceer je het rooster?

Yes! Het rooster is (eindelijk!) af. Nu moet je deze nog communiceren met je team. Het is belangrijk dat je hier een prettige en overzichtelijke manier voor vind wanneer je je rooster maakt via Excel. Doe je dit bijvoorbeeld door het rooster te printen? Of stuur je hem op naar je team via de email of whatsapp? Probeer 1 manier te kiezen, en deze hierna elke maand opnieuw te gebruiken, zodat jij en je team weten waar het rooster te vinden is. Denk er hierbij ook aan dat je rooster vaak nog een keer (of vaker…) wijzigt, en dat de eerste versie dus vaak niet de laatste is (😞).  Elke keer dat je medewerkers van dienst of tijd wilt ruilen zal je dit handmatig moeten aanpassen. In Excel is er namelijk geen functie zoals de dienstenmarktplaats. 

3. Hoe blijf je binnen het budget?

Personeelskosten zijn voor veel ondernemers een hoge kostenpost. Het is daarom belangrijk dat je tijdens het maken van het rooster je personeelskosten kan spiegelen tegen de verwachte omzet. Zo hou jij een gezonde productiviteit in jouw bedrijf. De makkelijkste manier om dit te doen is om verschillende statistieken bij de hand te houden tijdens het maken van je personeelsplanning. In een Excel rooster zal je deze functie helaas niet vinden, maar ken of ben jij echte Excel-expert? Dan moet het aan de hand van Excel’s formules en functies wel gedeeltelijk te maken zijn. 

4. Hoe houd je de uren van je medewerkers bij?

Om het juiste salaris uit te betalen en grip op je personeelskosten te houden, is het van belang dat zij, of jij, na elke dienst de daadwerkelijk gewerkte uren registreert. Dit kan bijvoorbeeld op papier of via Whatsapp. Echter betekent dit wel dat je aan het einde van de maand veel handmatig rekenwerk zal moeten uitvoeren, wat de kans op foutgevoeligheid vergroot. En juist dit wil je voorkomen: foute urenregistratie kan namelijk op jaarbasis heel wat kosten met zich mee brengen. Excel heeft helaas geen functie waarbij je een waarschuwing krijgt wanneer de daadwerkelijke gewerkte uren niet overeenkomt met het geplande rooster…

5. Wat is prettig voor je personeel?

Veel medewerkers vinden het fijn om hun rooster bij de hand te hebben, en zelf te kunnen aangeven op welke dag ze wel en niet kunnen werken. Dit geeft een gevoel van autonomie en zorgt dat de medewerker betrokken blijft. Daarnaast verwacht de jongere generatie medewerkers ook digitale oplossingen, denk aan een mobiele app, handige notificaties en een automatische synchronisatie met hun eigen agenda. Neem ook deze verwachtingen mee wanneer je gaat plannen met Excel.

Je personeelsplanning maken in Excel: ja of nee?

Wanneer je deze zaken meeneemt in je personeelsplanning in Excel kun je een heel eind komen. Hoewel het programma geen uitgebreide rooster-, urenregistratie en planners functies biedt, kunnen sommige ondernemers er mee uit de voeten. Groeit je organisatie, wil je minder handmatig plannen, geld besparen of loop je ergens anders tegen aan? Dan is wellicht L1NDA slimme personeelsplannings tool wat voor jou! 

Veelgestelde vragen over personeelsplanning maken in Excel