Makkelijke personeelsplanning in de horeca

In vele branches, zoals de horeca en retail heb je te maken met werknemers die nog studeren of meerdere baantjes hebben. Als planner probeer je natuurlijk zo goed mogelijk rekening te houden met alle wensen van je personeel en hun beschikbaarheid… en dat is soms wel eens puzzelen. Wij geven zes tips voor makkelijke personeelsplanning in de horeca!

In deze blog lees je over:

1. Hoe je alert kunt zijn op roosterverstoorders
2. Hoe je rekening houdt met de wensen en behoeften van medewerkers
3. Hoe je piek- en daluren in kaart brengt
4. Hoe je het beste je gemaakte personeelsplanning kan communiceren
5. Hoe je roosterwijzigingen voor je personeel makkelijk maakt
6. Hoe je je personeelsplanning slim publiceert en toegankelijk maakt

1. Wees alert op (onbewuste) ‘roosterverstoorders bij roosters maken

Als medewerkers vragen om een roosterwijziging, hebben zij deze meestal echt nodig. Om een goede werksfeer te behouden en ervoor te zorgen dat iedereen tevreden is, wil je natuurlijk voorkomen dat medewerkers (onbewust) te vaak het rooster verstoren. Wees alert op medewerkers die:

• constant vragen om roosterwijzigingen in het weekend;
• meerdere keren per week informeren of ze eerder weg mogen;
• wisselen met collega’s om diensten te krijgen waarvan ze weten dat die meer fooi opleveren;
• niet komen opdagen op een dag dat zij wilden ruilen, terwijl je hebt aangegeven geen vervanging te kunnen vinden;
• vragen om last-minute wijzigingen zonder geldige reden;
• altijd dezelfde situaties hebben waardoor zij steeds hun dienst moeten ruilen.

Je kunt deze problemen in kaart brengen als je werkt met een personeelsplanning tool. Herken jij deze punten in jouw zaak? Dan is het belangrijk om met de betreffende medewerker(s) een persoonlijk gesprek aan te gaan. Zo kun je ontdekken of diegene echt problemen ervaart met het rooster, of het vooral doet uit eigenbelang.

Ook planners hebben een verantwoordelijkheid als het gaat om het inroosteren van medewerkers. Durf daarom ook kritisch naar jezelf of je planner te kijken. Houd hierbij rekening mee met de volgende punten:

• Verstuur het rooster niet op het laatste moment
  Soms wordt het rooster een paar dagen van tevoren pas verstuurd. Wanneer dit gebeurt is het voor medewerkers onmogelijk om andere plannen te maken. Of het nu gaat om afspraken met vrienden, een studie of het doorgeven van beschikbaarheid bij een andere baan.
• Vermijd overwerken zoveel mogelijk
  Niemand wil structureel overwerken en het continu vragen en verplichten van je medewerkers om langer door te werken is oneerlijk. Monitor als werkgever je personeelsplanning. Hoeveel uur verwacht je in te zetten en bekijk achteraf hoeveel uur je daadwerkelijk hebt ingezet. Komt dit overeen of verschilt dit enorm? Door je geplande en gerealiseerde rooster regelmatig te vergelijken leer je jouw zaak steeds beter kennen en kun je een optimale personeelsplanning maken die aansluit bij jouw verwachtingen.

Waarom is het belangrijk om inzicht te krijgen in roosterverstoorders? Als werkgever probeer je de perfecte balans te vinden tussen genoeg personeel op de vloer versus de kosten. Daarnaast werk je ook aan het verbeteren van de medewerkerstevredenheid en klantenservice. Je wilt geen onderbezetting, maar ook geen overbezetting. Het kan voorkomen dat je een keer vraagt of het personeel wil overwerken, maar laat dit geen gewoonte worden. Zorg ervoor dat ze werken op de momenten dat zij ook echt beschikbaar zijn en willen werken. Deze medewerkers zijn gelukkiger en dit stralen zij uit naar jouw gasten.

Handig: Boek een persoonlijke training ‘Slimmer plannen’.

2. Houd rekening met wensen en behoeftes van personeel bij het maken van een Rooster

De belangrijkste succesfactor voor een effectieve personeelsplanning, is het inroosteren van de juiste mensen op de juiste plek en de juiste tijd. Heb je vooral studenten in dienst? Personeel met kinderen? Of juist mensen met meerdere baantjes? Laat medewerkers zelf hun beschikbaarheid doorgeven en probeer hier rekening mee te houden tijdens het plannen. Ga bijvoorbeeld na op welke dagen zij college volgen, wanneer zij ergens anders werken of op welke tijden zij hun kinderen moeten ophalen van school. Als je de wensen en behoeftes van je medewerkers kent en hierop inspeelt, voorkom je problemen bij roosterwijzigingen. Wanneer mensen zijn ingeroosterd voor een dienst waar ze goed in zijn en die ze leuk vinden, zijn ze bovendien productiever. Hiermee vergroot je de tevredenheid van medewerkers.

3. Ken de piek- en daluren van je zaak

Zoek voor jezelf uit welke uren, dagen en maanden druk zijn. Begrijp de seizoenen, de piekuren en de lunchuren. Maak gebruik van een personeelsplanningsysteem dat deze punten goed inzichtelijk maakt. Op deze manier weet jij wanneer je drukte kunt verwachten. Hierop kan je voldoende personeel inplannen, zodat je klanten, gasten en/of patiënten een goede dienstverlening krijgen.

4. Communiceer over je planning

Als je personeel begrijpt hoe jij de planning maakt, tonen ze meer sympathie. Vertel bijvoorbeeld waarom je voor komend weekend meer personeel nodig hebt dan normaal. Of waarom het belangrijk is om vijf mensen voor de ochtendshift te hebben in plaats van drie. Leg ook uit hoe de planning werkt en waarom een medewerker wel of geen toestemming krijgt om een bepaalde dienst te ruilen. Door je medewerkers bij de planning te betrekken, worden ze productiever. Zij voelen dat jij hun inspanningen en mening waardeert en dit is van positieve invloed op het bedrijf.

5. Maak het doorgeven van wijzigingen aan het rooster makkelijk

In hoeverre is het voor jouw personeel eenvoudig om te laten weten dat zij hun geplande dienst niet kunnen werken? Het is belangrijk om met hen mee te denken en het doorgeven van een roosterwijziging soepel te laten verlopen. Hieronder noemen we een aantal hulpmiddelen:

Een systeem om roosterwijzigingen door te geven: bellen medewerkers naar de zaak en geven zij de gewenste wijziging door aan degene die toevallig opneemt? Sturen ze een app? Of gelden er specifieke richtlijnen bij het aanvragen van een wijziging? Het is belangrijk dat je één lijnt trekt, zodat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht. Met L1NDA kunnen medewerkers al ver van tevoren aangeven wanneer zij wel of niet kunnen werken. Op deze manier kun je (last minute) aanpassingen in het rooster voorkomen.

Het gebruik van eenzelfde communicatie-tool: oudere werknemers geven eerder de voorkeur aan bellen, jongeren sturen daarentegen liever een app. Hierdoor kan het lastig zijn om alle informatie op verschillende communicatieplatformen te verzamelen. Zorg ervoor dat alle medewerkers weten welke methode gebruikt moet worden bij het communiceren over wijzigingen in de planning. L1NDA maakt het voor medewerkers makkelijk om onderling vervanging te vinden voor hun dienst. Alle communicatie blijft op één plek en jij als werkgever houdt het overzicht.

6. Maak het rooster toegankelijk 

Plan jij met pen en papier? Hangt het rooster achter de bar of aan de muur in de personeelsruimte? Vragen medewerkers vaak wanneer ze ook alweer moeten werken? Of komt het voor dat personeel niet wist dat ze op het rooster stonden en daardoor niet kwamen opdagen? Het online beschikbaar maken van je planning, zodat iedereen eenvoudig toegang heeft, is een enorme hulp. Het is belangrijk dat je medewerkers – waar en wanneer zij maar willen – het rooster kunnen inzien. Hiervoor kan een personeelsplanningstool de oplossing bieden. Medewerkers kunnen dan vanaf hun mobiel of computer altijd hun actuele rooster checken en onderling diensten ruilen.

Lees ook: