5 manieren om tijd te besparen met personeelsplannings apps

Als drukke ondernemer weet je als geen ander dat het belangrijk is om met gebruiksvriendelijke tools te werken. Een daarvan is het gebruik van personeelsplannings apps. Je bent in staat om beter efficiënt medewerkers in te roosteren en planningen aan te passen waar nodig. Tijd is geld, zo geldt dit ook voor het managen van je team. In deze blog leggen we uit hoe je meer tijd wint met een personeelsplannings app.

Kom in deze blog meer te weten over:
→ Wat een personeelsplannings app is
→ De functies van een personeelsplannings app
→ Manieren hoe je tijd bespaart met personeelsplannings apps

Wat is een personeelsplannings app

Een personeelsplannings app is een digitale tool die jou als ondernemer of manager in staat stelt om efficiënt en effectief de planning van personeel te maken en beheren. Deze apps maken het planningsproces minder ingewikkeld, verbeteren de communicatie met medewerkers en zorgen dat je jouw personeelsbestand beter kunt beheren. Met een personeelsplannings app ben jij als ondernemer in staat om tijd te besparen en de productiviteit op de werkvloer te verhogen. Hiermee zorg je dat medewerkers veel efficiënter werken in het team, waardoor jij het bedrijf nog beter runt.

De functies van de personeelsplannings app

Maar wat maakt de werking van een personeelsplannings app nou zo functioneel? Een personeelsplannings app is praktisch door een combinatie aan verschillende functies:

→ Roosterplanning: een functie voor een roosterplanning zorgt dat je overzichtelijk roosters opstelt en beheert.
→ Medewerkersbeheer: een functie waar je contracten, plus- en min-uren en verlof- en ziektedagen mee beheert zorgt dat je alles in één digitale omgeving hebt.
→ Urenregistratie: een functie waar je de gewerkte uren van medewerkers kunt controleren en de salarisadministratie voorbereidt.
→ Plus- en min-uren overzicht: een functie waar je de extra gewerkte uren (plus-uren) en de tekortkomingen in gewerkte uren (min-uren) kan inzien.
→ Verlof en vakantiebeheer: een functie waar je verlof en vakantiedagen van medewerkers kunt beheren.
→ Statistieken: een functie voor het uitdraaien van rapporten en analyses.
→ Meldingen: een functie waar je o.a. herinnerings- en foutmeldingen aan en uit kan zetten.
→ Rooster publicaties: Mogelijkheden waar medewerkers hun werkroosters kunnen zien.
→ Een omgeving waar medewerkers onderling hun diensten kunnen uitwisselen.

Deze aspecten maken een personeelsplannings app een waardevol hulpmiddel, waardoor jij de personeelsplanning beter kan beheren, de communicatie kan verbeteren en de efficiëntie van je bedrijf kan vergroten. In de blog De voordelen van personeelsplanning software voor je onderneming lees je meer over welke functies een personeelsplanning software moet bevatten en van welke voordelen je profiteert.

Hoe kan je met personeelsplannings apps tijd te besparen?

Er zijn vijf manieren hoe je met een personeelsplanning app tijd kan besparen:

1. Maak gebruik van efficiënte personeelsplanning

Bij het managen van een zaak of bedrijf moet je als ondernemer veel taken en verantwoordelijkheden op je nemen. Om alles in gebaande paden te leiden is efficiënt werken extra belangrijk. Wanneer je gebruik maakt van een personeelsplannings app wordt het handig om met rooster templates te werken. Hiermee heb je snel inzicht in de beschikbaarheid van je medewerkers, verlof, ziekte en contracturen. Dit is handig, omdat je alle nodige informatie op een plek hebt. Roosters maken, publiceren en aanpassen wordt makkelijk. Je blijft flexibel en je bespaart tijd.

2. Verbeter de communicatie voor productief werken

Het werken met papieren roosters of andere tools waarbij medewerkers hun beschikbaarheid niet gemakkelijk kunnen opgeven, zorgt voor veel foutgevoeligheid. Vaak moet je de beschikbaarheid van medewerkers handmatig verzamelen. Gelukkig biedt een personeelsplannings app een eenvoudige oplossing. In de app kunnen medewerkers hun beschikbaarheid aangeven en aanvullende wensen doorgeven. Hiermee kan jij of je personeelsplanner gemakkelijk rekening houden. Bovendien maakt een personeelsplannings app het verwerken en opnieuw publiceren van roosterwijzigingen eenvoudig, waardoor iedereen altijd op de hoogte is en de kans op miscommunicatie klein is.

3. Verminder fouten in urenregistratie

Met een personeelsplannings app vermijd je als ondernemer de nachtmerrie van handmatige controle van gewerkte uren. Het bespaart tijd, minimaliseert fouten en voorkomt verloren gegevens. Medewerkers kunnen eenvoudig hun uren doorgeven via de app, terwijl jij als ondernemer alleen hoeft te controleren en goed te keuren. De app biedt een overzicht van alle gewerkte uren per medewerker, wat zorgt voor overzicht en rust bij de salarisverwerking. Kies voor een personeelsplannings app en maak je leven makkelijker.

4. Gebruik automatische rapportage- en analysemogelijkheden

Een andere handeling die veel tijd kost is het maken van handmatige rapportages door veel rekenwerk. Een personeelsplannings app kan dit voor jou doen. Bovendien kan een app gebruikmaken van bepaalde voorspellingen, waardoor je statistieken niet statisch zijn. Op basis van real-time statistieken kun je makkelijke keuzes maken om meer controle te houden op uren en (onnodige) kosten.

5. Houd controle door meldingen

Als ondernemer wil je ervoor zorgen dat je zo min mogelijk fouten maakt wanneer je roosters publiceert of uren goedkeurt. Met een personeelsplannings app houd je controle door meldingen. Hiermee weet jij waar je nog extra moet controleren als data met elkaar overlappen of andere fouten die zich voordoen. Je voorkomt hiermee fouten in het planproces, en kun je een vlekkeloze salarisadministratie voeren. Je werkt hiermee efficiënter en bespaart tijd.

Door gebruik te maken van deze vijf manieren zorg jij dat je als drukke ondernemer de nodige tijd bespaart. Je zult merken dat je efficiënter kunt werken, wanneer je roosters publiceert en bijwerkt. Handmatige handelingen zijn niet meer nodig, waardoor de kans op fouten klein blijft. Daarnaast zorg jij ook nog eens voor goede communicatie naar je medewerkers toe. Het resultaat zorgt dat je binnen de omgeving van een personeelsplannings app nog sneller kunt schakelen. Bespaar tijd door efficiënt te werken met gebruiksvriendelijke systemen.

Veelgestelde vragen over personeelsplannings apps