4 meestgemaakte fouten in je personeelsplanning

Als ondernemer sta je dagelijks voor diverse uitdagingen, van handmatige urenregistratie tot het aanvullen van voorraad. Zelfs wanneer je niet op de zaak bent, blijft het werk stiekem doorgaan, bijvoorbeeld met het beantwoorden van appjes of het bijwerken van je administratie thuis op de bank. Kortom, ondernemen doe je niet alleen van 9 tot 5. Hoe ga je nou zo efficiënt mogelijk met je tijd om? Zorg dan in ieder geval voor een soepel lopende personeelsplanning en voorkom deze vier veel gemaakte fouten.

1. Geen rekening houden met budget

Een veelvoorkomende valkuil is het negeren van budget. Natuurlijk streeft iedere ondernemer naar groei en mooie winsten. Jij zal dit vast als geen ander snappen, dat budget essentieel is voor je personeelsplanning, zodat je (personeels)kosten in de pas lopen met de verwachte omzet. Wanneer het budget uit het oog wordt verloren brengt dit extra financiële druk met zich mee, zoals stijgende kosten.

Om deze valkuil te voorkomen is zorgvuldig budgetteren cruciaal. Dit kan je doen door:

• Historische trends en seizoenspieken in kaart te brengen;
• Real-time data te gebruiken;
• Gebruik personeelsplanningsystemen voor rapportages.

Door slim gebruik te maken van beschikbare technologieën kun je real-time data-inzicht krijgen en analyses maken van historische trends. Dit geeft jou als ondernemer de noodzakelijke tools om grip te houden op je doelen en KPI’s, maar ook het optimaliseren van je personeelsplanning en je urenregistratie om dit naar een hoger niveau te tillen.

2. Geen betrokken medewerkers

Je team niet actief bij beslissingen te betrekken, is een andere fout waar veel ondernemers over struikelen. Misschien aarzel je omdat je bang bent de controle te verliezen. Wat je mogelijk over het hoofd ziet, is hoe dit de motivatie en betrokkenheid van je medewerkers beïnvloedt en de kans verkleint om innovatieve ideeën te genereren die jouw klantenservice kunnen verbeteren.

Ontwijk deze valkuil door je medewerkers ruimte te geven om mee te praten door:

• Regelmatig werkoverleggen te organiseren;
• Een ideeënbus voor medewerkers te introduceren;
• Een positieve werkomgeving te creëren waar je team hun ideeën kan uiten.

Met hun feedback en inzichten kan jij jouw product en/of dienst verbeteren. Met hun waardevolle ervaring op de werkvloer herkennen zij blinde vlekken die jij beter kunt aanpakken. Door je bedrijf op deze manier te leiden, stimuleer je innovatie en vergroot je de motivatie en betrokkenheid van je team. Het pad naar een succesvol bedrijf begint immers met het aansturen van een sterk en betrokken team.

3. Geen duidelijke communicatie over roosters

Zijn er onduidelijkheden over de gemaakte roosters of zijn de roosters te vaak aangepast, waardoor je team niet meer weet wanneer ze ingepland staan? Geen duidelijke communicatie over roosters is ook een veelvoorkomende fout. Het leidt tot misverstanden, zoals mensen die niet op komen dagen of juist wel, maar dan in grotere aantallen dan je had verwacht.

Als drukke ondernemer begrijpen we dat er te weinig tijd kan zijn om effectief te communiceren. Toch is het belangrijk om hier werk van te maken. Dit kan je doen door:

• Een personeelsplanningsysteem te gebruiken voor roosters publicaties;
• Een duidelijke communicatiestrategie op te zetten;
• Regelmatig werkoverleggen te organiseren.

Hiermee creëer je niet alleen overzicht in je rooster, maar ook meer betrokken en tevreden medewerkers. Door tijdig en duidelijk te communiceren, voorkom je verrassingen en bouw je aan een stabiele en efficiënte werkomgeving voor zowel jou als je team.

4. Fouten door handmatige urenregistratie

Wist je dat handmatige urenregistratie zorgt voor stijgende loonkosten? Veel ondernemers maken fouten doordat ze niet voldoende inzicht hebben in daadwerkelijk gewerkte (over)uren. Dit zorgt voor een onduidelijke loonadministratie, waar salarissen niet goed worden berekend en het ook weer tijd kost om het op te lossen.

Deze valkuil tijdens het registreren van uren kan je voorkomen door:

• Je urenregistratie te digitaliseren;
• Regels voor medewerkers te introduceren voor urenregistratie;
• Periodiek ingevoerde uren controleren.

We raden je daarom ook aan om te stappen naar een systeem dat urenregistratie eenvoudig maakt! Bij L1NDA bieden we daarvoor de L1NDA Klokker aan. Met de L1NDA klokker kunnen medewerkers eenvoudig in- en uitklokken met hun smartphone via een QR code. De gewerkte uren komen direct in je personeelsplanning en kunnen worden doorgestuurd naar de verloning. Dit zorgt voor accurate urenregistartie, tijd besparing en blije medewerkers!

Meer informatie over de L1NDA klokker vind je hier. 

Focus op verbetering voor efficiëntie en mooie resultaten

Nu je weet welke fouten je moet voorkomen bij het maken van je personeelsplanning, is het tijd om te kijken naar hoe zaken binnen je eigen bedrijf ervoor staan. Waar zie je verbeteringen voor je personeelsplanning op basis van bovenstaande punten: Is jouw budgettering optimaal, kan je communicatie nog net iets beter worden of maak je nog te veel fouten binnen je urenregistratie?

Door personeelssystemen zoals L1NDA te gebruiken zorg je dat processen automatisch worden en minder foutgevoelig. Je krijgt meer inzicht in data, je kan efficiënter roosters aanpassen en beter sturen op je team en omzet. Zo bespaar je kosten, maak je meer winst en zorg je ook nog eens voor blije medewerkers.

Ga zelf aan de slag met L1NDA!

Wil je ook de fouten in je planning minimaliseren? Ervaar zelf hoe het is om optimaal je personeelsplanning op orde te hebben en probeer L1NDA nu zelf 14 dagen gratis! Benieuwd naar al je mogelijkheden met L1NDA? Neem dan contact op, wij vertellen je er graag alles over.