Leestijd: 2 min.
Blog 5 veelgemaakte fouten en oplossingen

Voor veel ondernemers geldt dat de winst voor het jaar wordt verdiend in het hoogseizoen. Of dat nou de zomerweken, tijdens vakanties of rondom de feestdagen is, deze weken maken het succes van het jaar. Wel zo fijn als jouw zaak tijdens deze periode dan ook draait als een trein 🚂 Hoe? Leer van de fouten (én oplossingen) van andere ondernemers in deze blog.

Fout 1: Geen voorraad

Geen voorraad is geen omzet. Simpel als dat. Denk je dat het jou niet overkomt? Nog nooit nee hoeven verkopen aan een gast of klant? Top, ga dan snel naar fout 2. Wij spraken met een ondernemerskoppel die samen een succesvolle kaasspeciaalzaak runnen. In hun eerste jaar, in voorbereiding op de kerstdagen, weten ze dat ze extra ruim moeten inkopen voor hun winkel en de kerstpakketten. Maar helaas kon hun leverancier al niet alles meer leveren – in voorbereiding op het hoogseizoen waren heel veel producten al op!

Oplossing: leg tijdig voldoende voorraad aan

Het is van cruciaal belang om je voorraad zorgvuldig te plannen en te beheren. En met verse producten helemaal. Voorspel de vraag tijdens het piekseizoen – kijk bijvoorbeeld naar voorgaande jaren en neem daar je groei in mee om zo tot een goede voorraad voor dit hoogseizoen te komen. Houdt ook in je financiële planning hier rekening mee, je zult mogelijk een groter deel moeten voor-financieren dan normaal.

Het jaar erop is het ondernemerskoppel van de kaasspeciaalzaak al in oktober begonnen met de voorraad aanleggen voor december. “Soms was het even passen en meten in de winkel en het tweede pand dat we tijdelijk huurden. Maar toen we een grote order kregen van het plaatselijke ziekenhuis hadden we ruim voldoende aanbod om voor al hun medewerkers een mooi pakket samen te stellen!”

Fout 2: Geen communicatie

Wanneer jouw klanten niet weten wanneer je extra open bent, of iets organiseert rondom het hoogseizoen, dan zijn ze er ook niet. Het tegenovergestelde wil je ook voorkomen: een klant die voor een dichte deur staat omdat jij op een bepaalde (feest)dag dicht bent, want die teleurstelling duwt ze naar jouw concurrent.

Naast de communicatie met jouw gasten, is natuurlijk de communicatie met jouw medewerkers cruciaal. Als je team niet goed op de hoogte is van de planning, taken en eventuele wijzigingen, dan leidt dit tot misverstanden en inefficiëntie. Een goede interne communicatie zorgt ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan en dat jouw zaak goed draait, zelfs tijdens de drukste periodes. Goede communicatie is daarmee een belangrijk onderdeel van het succesvol managen van het hoogseizoen.

Oplossing: Zorg voor duidelijke communicatie naar je klanten en binnen je team

Laat jouw gasten en klanten via jouw nieuwsbrief of social media weten wanneer je (extra) open bent. En vergeet niet de openingstijden op jouw gevel aan te passen! Voor de communicatie met jouw team kun je in (aanloop naar) het hoogseizoen bijvoorbeeld iedere dag een dagstart inplannen, maak je een groepsapp aan of zorg je voor een goude-oude belboom. Een goede communicatie bevordert een soepele samenwerking en vermindert fouten. Maar ja, dan gaan we er dan wel vanuit dat je voldoende medewerkers hebt. Op naar fout 3.

Fout 3: Geen personeel

Geen medewerkers, of te weinig medewerkers: het is helaas de realiteit. Of het nou komt door moeilijk te vullen vacatures of onverwachte afwezigheid van medewerkers – het gevolg is dat er niet genoeg medewerkers zijn om de drukte aan te kunnen. Als je bedrijf te kampen heeft met een gebrek aan medewerkers, of als je team gewoonweg niet groot genoeg is, loop je het risico om klanten te verliezen en je bestaande team te overbelasten. Dit kan leiden tot gestreste medewerkers, verminderde klantenservice en uiteindelijk schade aan je bedrijfsreputatie. Niemand houdt van lange wachttijden of onvervulde bestellingen, en klanten zijn niet geneigd om terug te keren naar een onderneming waar ze een slechte ervaring hebben gehad.

“In de zomer- en kerstvakantie is het bij onze attracties extra druk. Dit is ons hoogseizoen. Gelukkig zijn er in de vakantie ook veel jongeren op zoek naar een zomerbaantje en vangen we hiermee de piek op. Maar wat ik in mijn eerste jaar als personeels planner vergat, was dat voor een aantal werkzaamheden een certificaat nodig is. Daar zat ik dan, met veel klanten maar zonder monteur op mijn planning. Tja, dat gebeurt je maar 1 keer!”

Oplossing: kijk vooruit, hoeveel personeel verwacht je nodig te hebben

Vraag jouw eigen personeel tijdig, via bijvoorbeeld een personeelsplanning-app, wie wanneer beschikbaar is. Is dat genoeg of moet je tijdelijk extra handjes inhuren? Zorg ervoor dat je voldoende personeel, met de juiste skills, in dienst hebt om de piekbelasting op te vangen. Het doel is om de juiste balans te vinden tussen de personeelsbezetting en de vraag.

Fout 4: Geen flexibele schil

Een vierde veelgemaakte fout is het ontbreken van een flexibele schil of eigenlijk het te laat inrichten van deze flexibele schil. Het ontbreken van een flexibele schil kan twee gevolgen hebben. 1) je hebt een (te) groot vast team waardoor je personeelskosten structureel te hoog liggen, of 2) je hebt een goede bezetting voor de gemiddelde week, maar tijdens de piekperiodes kun je niet snel genoeg inspelen op de veranderende vraag.

Oplossing: Het opzetten van een flexibele schil van werknemers is van vitaal belang

En hier tijdig mee beginnen, zodat jij een pool van flexwerkers hebt waarop je kunt bouwen én die de werkzaamheden binnen jouw bedrijf al kennen. Zo hoef je tijdens de drukte niet nog mensen te trainen.

Fout 5: Te veel administratie

Ja, ja je dacht inmiddels wellicht alle fouten gaat om iets wat je mist. Maar de laatste fout gaat over juist iets te veel hebben: administratie. Je voorraad, je personeelsplanning, gewisselde diensten, freelancers, urenregistratie en uiteraard de salaris- en andere financiële admin. In het piekseizoen wil je zo min tijd kwijt zijn aan administratie en je focus daar leggen waar je een succes maakt van dit seizoen.

Oplossing: Automatiseer zoveel mogelijk administratieve taken

Maak gebruik van een rooster platform, automatiseer je urenregistratie en koppel dit aan je salarisverwerking. Dit bespaart niet alleen tijd, maar minimaliseert ook de kans op fouten in de administratie. En regel dit allemaal ruim voor je hoogseizoen, zo zijn jij en je medewerkers er alvast aan gewend!

Een succesvol hoogseizoen begint nu

Na het lezen van deze 5 fouten (én oplossingen) maak jij gegarandeerd een groot success van jouw komende hoogseizoen 🚀! Jij zorgt dat jij jouw voorraad op orde hebt – bijvoorbeeld met een goede voorraad module in jouw kassa software. Die flexibele schil en je administratie goed op orde? Dat regel jij makkelijk met bijvoorbeeld de voordelen van YoungOnes x L1NDA. Die openingstijden aanpassen op jouw gevel – dat moet je zelf even doen😉! Hoe jij het ook doet dit hoogseizoen, het doel blijft hetzelfde: zorg ervoor dat je bedrijf soepel draait en klanten tevreden zijn, zelfs tijdens de drukste tijden van het jaar.

whitepaper meer winst

Nog een succesvoller hoogseizoen?

Verbeter je hoogseizoen nog een stapje verder met onze gratis whitepaper “Meer winst met je team” en haal het beste uit je medewerkers en je bedrijf.

Sifra Putinela