Leestijd: 5 min.

Het succes van een bedrijf wordt bepaald door verschillende factoren. Het personeelsrooster is daar een voorbeeld van. Door een personeelsrooster goed op te zetten, zorg je dat de juiste medewerkers op de juiste plek en tijd worden ingezet. Maar wat zijn de kenmerken en gevolgen van een goed rooster? Je leest dit en meer in de blog.

In deze blog ontdek je:
→ Wat is een personeelsrooster?
→ Waarom is een personeelsrooster belangrijk?
→ Wat zijn de kenmerken van een slecht personeelsrooster?

Wat is een personeelsrooster?

Bij het maken van een personeelsrooster draait het om het plannen en toewijzen van werkuren aan medewerkers, zodat bedrijfsactiviteiten soepel blijven lopen. Zo bevat een personeelsrooster informatie over werktijden, gewerkte uren, vrije dagen, pauzes en de verantwoordelijkheden van elke medewerker. Een personeelsrooster zorgt ook voor duidelijke communicatie. Zo weet een medewerker wanneer hij of zij een dienst moet draaien en met wie. Tot slot kenmerkt een personeelsrooster zich ook door een evenwichtige werkbelasting en houdt het rekening met de wensen en behoeften van medewerkers.

Waarom is een personeelsrooster belangrijk?

Een goed personeelsrooster zorgt ervoor dat je als organisatie grip houdt op onnodige kosten. Je zorgt ervoor dat werkzaamheden efficiënt uit worden gevoerd. En dat je medewerkers tevreden blijven binnen je team. Een personeelsrooster zorgt er namelijk voor dat je beter in kan spelen op plotselinge veranderingen, communicatie en het bepalen van de personeelsbezetting.

1. Je blijft grip houden op onvoorziene omstandigheden en plotselinge wijzigingen

Een personeelsrooster is niet alleen belangrijk voor het plannen van werkuren, maar ook voor het omgaan met onvoorziene omstandigheden. Een goed standaardrooster stelt ondernemers in staat om snel en flexibel te reageren op veranderingen, zoals ziekte van werknemers of onverwachte drukte in het bedrijf. Door het rooster snel aan te passen aan deze veranderingen, kan voorkomen worden dat er onderbezetting ontstaat of dat werknemers te veel overuren moeten maken. Met een goede voorbereiding (een goed basisrooster) ben jij als manager flexibeler om zo de operationele efficiëntie te verbeteren.

2. Je verbetert de communicatie om intern beter te schakelen

Een personeelsrooster speelt een belangrijke rol bij het verbeteren van de communicatie binnen een team. Het zorgt voor een betere werksfeer en hogere productiviteit. Door het rooster hebben medewerkers een duidelijk overzicht van hun werkuren, weten ze precies wanneer ze moeten werken en wie beschikbaar en/of onbeschikbaar is. Bovendien kan een personeelsrooster ook helpen om gemakkelijk plotselinge wijzigingen door te geven en hierover te communiceren. Dit voorkomt misverstanden en dubbele afspraken, waardoor de communicatie tussen collega’s wordt verbeterd. Het rooster biedt een centrale plaats waar alle medewerkers snel kunnen zien welke wijzigingen er zijn en wie er eventueel kan invallen.

3. Je kunt makkelijker de personeelsbezetting bepalen met inzichten

Een goed personeelsrooster kan helpen bij het bepalen van de juiste personeelsbezetting voor een bedrijf. Door rekening te houden met factoren zoals verwachte omzet, werktijden, verwachte drukte, capaciteiten en wensen van het personeel, kan een effectieve planning worden opgesteld. Hierdoor kan de juiste balans worden gevonden tussen het aantal medewerkers en de hoeveelheid werk die er moet worden verricht. Dit kan leiden tot hogere productiviteit, minder overwerk en een betere werkomgeving voor het personeel. Een personeelsrooster kan ook helpen bij het inplannen van trainingen en andere werkgerelateerde activiteiten, zodat er voldoende personeel beschikbaar is om de dagelijkse taken uit te voeren.

Kenmerken van een slecht personeelsrooster

Wanneer je in de knel komt met plotselinge wijzigingen, miscommunicatie en een personeelsbezetting, kan dit voor problemen op de werkvloer zorgen. Maak dus gebruik van een personeelsrooster dat zorgt voor voldoende speelruimte in vervanging, communicatie en personeel, zodat het team goed blijft functioneren.

Een personeelsrooster dat niet goed is opgesteld kan leiden tot ontevredenheid bij medewerkers en een verhoogd risico op fouten en misverstanden. Fouten in het rooster zorgen ervoor dat je een inefficiënte urenadministratie krijgt. Eerder in de blog is uitgelegd dat een evenwichtige werkbelasting voor medewerkers belangrijk is. Een slecht rooster is vaak inflexibel en kan niet makkelijk aangepast worden aan veranderende omstandigheden en behoeften. Heb je een personeelsrooster die slecht is opgesteld, dan zal er weinig ruimte zijn om rekening te houden met de individuele wensen en capaciteiten van medewerkers.

De juiste inzichten voor een personeelsrooster met minder kosten

Een succesvolle bedrijfsvoering met een personeelsrooster krijg je voor elkaar door met de juiste inzichten de juiste personeelsbehoefte te bepalen. Met behulp van een rooster software, zet je geen onnodige werkuren in, waardoor de (personeels)kosten laag blijven. Ook zorg je dat je flexibel blijft wanneer medewerkers uitvallen door ziekte. Hiermee voorkom je dat je uren tijd kwijt bent aan het opvullen van roostergaten. Je voorkomt dat werkzaamheden niet onnodig opgehouden worden. Medewerkers kunnen zich blijven focussen op datgene waar ze voor in zijn gepland. Door een soepele personeelsrooster zul je gauw merken dat de werksfeer en onderlinge communicatie van medewerkers goed is. Je team is beter op elkaar ingespeeld, zodat jouw klanten en gasten goed worden geholpen. Op deze manier blijft je bedrijf succesvol doorgroeien en blijf je controle houden op je bedrijfsvoering.

L1NDA's personeelsplanning

Begin met eenvoudig personeelsroosters maken!

Wil je beginnen met het optimaliseren van jouw personeelsroosters? Ontdek de mogelijkheden van L1NDA. Bespaar tijd en geld op jouw personeelsadministratie.

Veelgestelde vragen over personeelsroosters maken

Voor wie is een personeelsrooster belangrijk?

Personeelsroosters zijn belangrijk voor bedrijven die werken met shifts. Het biedt ondernemers, planners, medewerkers, maar ook het management de nodige inzicht. Dit helpt bij het efficiënt inzetten van personeel, kostenbeheersing, klanttevredenheid en het behalen van doelen.

1. Werkgevers/ondernemers: Een personeelsrooster is belangrijk voor werkgevers en ondernemers, omdat het hen in staat stelt om de beschikbaarheid van personeel te plannen en te beheren om aan de operationele behoeften van het bedrijf te voldoen. Het helpt bij het verbeteren van de arbeidskosten, het verbeteren van de productiviteit en het waarborgen van een soepele bedrijfsvoering.

2. Planners: Planners, zoals personeelsplanners of roostermakers, zijn direct verantwoordelijk voor het opstellen en beheren van het personeelsrooster. Voor hen is een personeelsrooster van cruciaal belang, omdat het hen helpt bij het evenwichtig verdelen van de werklast, het efficiënt inzetten van beschikbaar personeel en het voldoen aan de operationele doelstellingen.

3. Medewerkers: Medewerkers zijn ook belangrijke belanghebbenden bij een personeelsrooster. Het rooster bepaalt hun werktijden, vrije dagen en vakanties. Een goed doordacht personeelsrooster kan bijdragen aan een betere werk-privébalans, tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers.

4. Management: Managementteams van grotere organisaties zijn geïnteresseerd in het personeelsrooster, omdat het een directe impact heeft op de bedrijfsprestaties, kostenbeheersing en productiviteit. Een effectief personeelsrooster stelt het management in staat om de efficiëntie van de operaties te verbeteren, financiële doelen te behalen en te voldoen aan de strategische doelstellingen van de organisatie.

Welke factoren moet ik in overweging nemen bij het maken van een personeelsrooster?

Bij het maken van een personeelsrooster voor een succesvolle bedrijfsvoering zijn er verschillende factoren waar ondernemers rekening mee moeten houden. Hier zijn enkele belangrijke overwegingen:

1. Vraag en behoefte: Analyseer de vraag naar producten of diensten en bepaal de behoefte aan personeel op verschillende momenten. Houd rekening met seizoensgebonden schommelingen, drukke periodes en verwachte veranderingen in de vraag.

2. Beschikbaarheid van personeel: Verzamel informatie over de beschikbaarheid van je medewerkers, voorkeuren en eventuele beperkingen. Zorg ervoor dat het rooster rekening houdt met individuele beschikbaarheid en dat er voldoende personeel aanwezig is om aan de vraag te voldoen.

3. Arbeidsregelgeving: Houd rekening met de geldende arbeidsregelgeving, cao-afspraken en lokale wetten met betrekking tot werktijden, pauzes, rustperiodes en maximale arbeidsduur.

4. Competenties en vaardigheden: Identificeer de benodigde competenties en vaardigheden voor verschillende taken en functies. Zorg ervoor dat het rooster medewerkers met de juiste vaardigheden toewijst aan de relevante taken, om optimale prestaties en kwaliteit te waarborgen.

5. Werklastverdeling: Verdeel de werklast gelijkmatig over de beschikbare medewerkers. Houd rekening met de benodigde bezetting op verschillende tijdstippen en zorg voor voldoende rust- en pauzetijden om vermoeidheid en overbelasting te voorkomen.

6. Communicatie en flexibiliteit: Creëer ruimte voor flexibiliteit om veranderingen en onvoorziene gebeurtenissen op te vangen, en zorg voor duidelijke communicatie over het rooster naar alle medewerkers toe.

7. Kostenbeheersing: Analyseer de personeelskosten en optimaliseer het rooster om deze kosten in lijn te brengen met de verwachte omzet en budgetten. Vermijd overbodige inzet van personeel en minimaliseer overuren indien mogelijk.

8. Rooster software: Maak gebruik van rooster software of andere tools om het proces van het maken en beheren van het rooster te vergemakkelijken. Deze tools kunnen helpen bij het optimaliseren van de planning, het bijhouden van beschikbaarheid en het maken van scenario’s voor verschillende situaties.

Door rekening te houden met deze factoren bij het maken van een personeelsrooster, kunnen ondernemers een evenwichtig en efficiënt rooster creëren dat bijdraagt aan een succesvolle bedrijfsvoering.

Wat zijn de beste methoden of tools om een personeelsrooster te maken?

Voor het maken van een personeelsrooster kan je verschillende middelen gebruiken. Hieronder een paar opties:

1. Personeelsplanning software: Het gebruik van gespecialiseerde personeelsplanning software kan het proces van het maken en beheren van een rooster aanzienlijk vereenvoudigen. Deze software biedt functies zoals het bijhouden van beschikbaarheid, vaardigheden, taken, verlofaanvragen en planningsoptimalisatie. Met de personeelsplanning software van L1NDA kun je eenvoudig medewerkers vinden, plannen en beheren. Met standaard roostertemplates, urenregistratie en een makkelijke verloning maak jij als ondernemer minder fouten. Zo bespaar jij tijd die je kunt gebruiken om op andere zaken te focussen.

2. Spreadsheets: Spreadsheets zoals Microsoft Excel of Google Sheets kunnen ook worden gebruikt om een personeelsrooster te maken. Met behulp van sjablonen en formules kunnen ondernemers de beschikbaarheid van medewerkers bijhouden, werktijden plannen en de werklast verdelen. Het voordeel is dat dit soort middelen relatief betaalbaar zijn. Een nadeel is dat het geen geavanceerde functies biedt zoals personeelsplanning software. De kans op fouten maken is groter. Dit neemt meer tijd in beslag om deze gemaakte fouten op te lossen.

3. Planningssjablonen: Veel personeelsplanning software en online bronnen bieden kant-en-klare planningssjablonen die ondernemers kunnen aanpassen aan hun specifieke behoeften. Deze sjablonen helpen bij het organiseren van de werktijden, het inplannen van pauzes en rustperiodes, en het verdelen van de werklast. Ze kunnen een handige startpunt zijn voor het maken van een effectief rooster.

Sifra Putinela