Logo L1NDA en Yesplan

Hoe Hedon haar event planning compleet maakt

Goed event management begint bij een vlekkeloze event planning. Hedon gebruikte voor haar event- en personeelsplanning L1NDA en Yesplan. Ze liepen echter tegen een uitdaging aan: de platformen communiceerden niet met elkaar. Het gevolg? Veel versplinterde informatie, een tijdrovend en onnauwkeurig werkproces en een incomplete planning. Met de L1NDA en Yesplan koppeling is dit verleden tijd! Ruben, productievoorbereider bij Hedon, vertelt hoe ze efficiënter plannen.

L1NDA-icon

Een soepel en nauwkeurig werkproces

L1NDA-icon

Minder tijd kwijt aan plannen

L1NDA-icon

De juiste mensen, op de juiste plek

arrow

Hedon, het poppodium in Zwolle

“Muzikale ervaringen beleven die je nog lang bijblijven”, dit credo omschrijft Hedon het beste. Hedon is het poppodium in Zwolle waar muziekliefhebbers terecht kunnen voor concerten en dance-events. Daarnaast zet zij talentontwikkelingsprojecten op voor de regionale muziekindustrie. Hedon is hiermee een plek waar culturele aanbod, muzikale activiteiten, participatie en beleving centraal staan.

Hedon gebouw
Image: Lourens Hooisma

Ontdek de kracht van L1NDA x Yesplan

Een soepele event planning voor Hedon betekent minder foutgevoeligheid en frustratie in het werkproces. Met L1NDA x Yesplan ervaart Hedon voordelen op het gebied van automatische synchronisatie, slimme rooster publicaties en waterdichte personeelsplanningen.

Automatische synchronisatie 4

Automatische synchronisatie voor meer efficiëntie

Hedon gebruikte Yesplan en L1NDA apart voor eventmanagement. Dit leidde tot een inefficiënt werkproces. Medewerkers moesten bij wijzigingen informatie opnieuw doorvoeren op meerdere plekken. “De kans op fouten is hierdoor groot, want iedere verandering in het tijdschema moet handmatig gewijzigd worden in de planning.” De koppeling zorgt dat informatie vanuit Yesplan automatisch wordt doorgevoerd in L1NDA. “Door de systemen met elkaar te laten praten, weet je dat informatie op plek A ook overeenkomt met plek B.” Dit zorgt voor meer efficiëntie, nauwkeurigheid en minder frustratie in het werkproces. Iedere afdeling stuurt op dezelfde informatie.

“Door Yesplan en L1NDA werken we efficiënter en
is het proces minder foutgevoelig.
Iedere aanpassing in Yesplan is nu een aanpassing in L1NDA.”

Ruben Kooren, productievoorbereider bij Hedon

Slim roosters publiceren

Medewerkers tegelijk snel en efficiënt in roosteren? In Yesplan konden niet alle medewerkers ingepland worden. Om toch een complete planning te krijgen moest Ruben roosters handmatig aanmaken in L1NDA. Met de koppeling publiceer je eenvoudig roosters vanuit Yesplan in L1NDA op basis van dezelfde resources. “In Yesplan heb ik een lijst met resources, zoals lichttechnicus, geluidstechnicus en barmedewerker. Ik kan nu met één druk op de knop de planning uit Yesplan in L1NDA publiceren, om daar diensten van dezelfde resources te vullen.” Voor Ruben betekent de naadloze aansluiting minder werk en onnodig tijdsverlies. Hedon werkt slimmer en bespaart hierdoor tijd.

Rooster publicaties resources
complete personeelsplanning

Altijd de juiste mensen, op de juiste plek

Een strakke personeelsplanning is cruciaal voor een soepel event verloop. “Je wilt dat alle crewleden op het juiste moment binnenkomen, ook als er last-minute een wijziging plaatsvindt in het tijdschema.” Door Yesplan en L1NDA te koppelen wordt het makkelijk om alle medewerkers binnen één omgeving in te plannen en te informeren over wijzigingen. De personeelsplanning wordt automatisch aangepast aan het tijdschema van een event. Hiermee heb je op ieder moment de juiste medewerker op de juiste plek. Bespaar tijd en voorkom miscommunicatie bij veranderingen in de personeelsplanning.

Hedon bereikte met L1NDA x Yesplan

1

100% Nauwkeurige informatieoverdracht

2

Een soepele en complete personeelsplanning

3

Meer tijdsbesparing bij event planning

Hedon - event performance
Image: Robert Westera
icons l1nda x yesplan

Daarom wil jij gebruik maken van L1NDA x Yesplan…

  • 100% complete event- en personeelsplanning
  • Altijd de juiste mensen op de juiste plek
  • Continue flexibel zijn binnen event wijzigingen
  • Een naadloze koppeling tussen L1NDA en Yesplan