Leestijd: 2 min

Als ondernemer heb je verschillende interesses en passies, maar de kans is groot dat het opmaken en bijhouden van personeelsdossiers daar niet één van is. Wel is een personeelsdossier belangrijk. Vooral met het oog op de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vanaf 25 mei 2018. Door deze wet wordt het steeds belangrijker om de juiste balans te vinden tussen het gebruik van persoonsgegevens en de bescherming van privacy. In dit blog vertelt Sofie van Loket.nl je alles over de voordelen van digitale personeelsdossiers.

1. Structuur en inzicht

Door de logische structuur die je aanbrengt in je digitale dossiers vind je documenten altijd snel terug. Niet alleen voor werkgevers is een goede structuur een groot voordeel, ook medewerkers hebben er baat bij.

2. Efficiënt en veilig delen

Een digitaal personeelsdossier kun je gemakkelijk met anderen delen. Dit is een veilige manier van werken. Geen papieren, mappen of rondslingerende documenten meer, alles is veilig en snel beschikbaar in de cloud.  

3. Afschermen toegang tot dossiers en documenten

Een personeelsdossier bevat gevoelige informatie die niet voor iedereen toegankelijk mag zijn. Zeker in het kader van de AVG. Door het toekennen van rechten aan digitale dossiers en documenten, bepaal je zelf wie welke documenten kan inzien.

4. Kwaliteit borgen

Door gebruik te maken van standaard sjablonen en automatische document generatie garandeer je de kwaliteit van documenten.

5. Bewaar- en vernietigingstermijnen

Een personeelsdossier bevat veel persoonsgegevens. Veel bewaar- en vernietigingstermijnen zijn dan ook verbonden met de wetgeving op persoonsgegevens. Je kunt digitale personeelsdossiers uitrusten met automatische bewaar- en vernietigingstermijnen. Zo hoef je zelf niet meer continu in de gaten te houden wanneer personeelsdocumenten vernietigd moeten worden.

6. Tijd besparen

Het werken met digitale personeelsdossiers brengt gemak en efficiency met zich mee. Het opbergen van documenten gaat namelijk automatisch, documenten zijn met één klik op de knop terug te vinden en direct beschikbaar.

Loket.nl, de online applicatie voor salaris en personeel, biedt ondernemers op dit vlak een oplossing. In samenwerking met Qwoater biedt Loket.nl een volledige document management oplossing, die ondernemers helpt om op eenvoudige wijze een volledig personeelsdossier aan te leggen en, nog belangrijker, te onderhouden. Bovendien kunnen ondernemers de dossiers eenvoudig delen met hun medewerkers.  Benieuwd wat L1NDA voor je kan betekenen? Bekijk hier een overzicht van onze features en lees hier nog meer handige features van L1NDA Planner.

Merel Kloots