Leestijd: 3 min.

Overzicht is belangrijk. Als ondernemer wil je inzicht hebben in je omzet, personeelskosten en andere HR gerelateerde zaken. In dit blog vertelt L1NDA welke vervelende situaties kunnen ontstaan wanneer je geen overzicht hebt tijdens het plannen.

1. No-show van medewerkers

Je baseert het rooster op de (on)beschikbaarheid van je medewerkers. Het is cruciaal dat je als planner of bedrijfsleider inzicht hebt wanneer je medewerkers kunnen werken. Wanneer dit onduidelijk is bestaat de kans dat jij net je rooster af hebt en een medewerker net per mail heeft aangegeven niet te kunnen werken en niet op komt dagen. Laat personeel op tijd hun beschikbaarheid en wensen doorgeven, zodat jij hier rekening mee kunt houden. Houd deze beschikbaarheid bij, het liefst online.

2.  Verlofsaldo en plus- en minuren

Elke medewerker bouwt vakantiegeld en -dagen op. Zij hebben het recht om op elk moment op te vragen hoeveel vakantiedagen zij nog hebben. Het is zowel voor jou als voor medewerkers vervelend als het antwoord dagen op zich moet laten wachten omdat jij dit achteraf moet narekenen. Hetzelfde geldt voor plus- en min uren. Wanneer je hier geen inzicht in hebt kun je voor vervelende verrassingen komen te staan. Medewerkers die onder hun contracturen werken moeten toch naar het aantal uur van hun contract worden uitbetaald. Dan is het zonde om medewerkers niet volledig in te plannen. Daarnaast is het vervelend om achteraf veel overuren uit te moeten betalen, terwijl je ook andere medewerkers voor die uren had in kunnen roosteren. Een oplossing kan zijn om met een personeelsplanningsysteem te roosteren. Hierbij krijg je direct een melding tijdens het maken van de planning of medewerkers boven of onder hun contracturen worden ingepland.

Download het whitepaper ‘In 6 stappen een optimale personeelsplanning‘ gratis om meer te leren.

3. Loonkosten vs. Omzet

Loonkosten nemen een groot deel van je omzet in beslag. Het is belangrijk dat je deze kosten kunt verantwoorden ten opzichte van de omzet die je denkt te gaan draaien. Vaak worden de loonkosten achteraf bekeken. Wanneer de loonkosten hoger uitkomen dan verwacht kun je hier pas de volgende maand op bijsturen. Bekijk de loonkosten eens per dag en scheid dit per afdeling of zelfs per persoon Ga naar waar de verschillen vandaan komen en vraag hier ook naar bij je personeel en planners. Halverwege de maand kun je nog bijsturen en beter zien of je de loonkosten die je verwacht te maken ook met je verwachte omzet kunt betalen.

4. Communicatiekloof

Een onoverzichtelijk rooster is niet alleen voor jou vervelend, maar ook voor personeel. Voor personeel is overzicht essentieel om te weten wanneer zij moeten werken. Daarnaast vinden zij het prettig wanneer er rekening wordt gehouden met hun wensen wanneer mogelijk. Verder is de communicatie rond het rooster belangrijk. Medewerkers vinden het fijn om hun persoonlijke rooster te ontvangen, zeker wanneer er onverwachts wijzigingen zijn. Zo voorkomen ze dat ze diensten over het hoofd zien.

Merel Kloots